Cómo minimizar costes logísticos: Guía definitiva

Reducir los costes logísticos no se trata solo de recortar los gastos y ahorrar recursos. Los procedimientos y tácticas que se implementan también optimizan las operaciones, mejoran el control de las existencias, agilizan la preparación de pedidos y hacen más atractivo el precio final de los productos. Incluso, ayudan a elevar la satisfacción del cliente y a impulsar la sostenibilidad del planeta. 

¿Qué son los costes logísticos?

Los costes logísticos son todos aquellos gastos asociados a las operaciones y gestión administrativa del almacenamiento, procesamiento de pedidos, envío y distribución de un producto, abarcando desde el proceso de la adquisición de las materias primas, o del producto terminado, hasta el transporte y entrega del artículo al cliente.

Tipos de costes logísticos

Comprender la naturaleza de los distintos costes en el ámbito logístico es fundamental tanto para asignar los recursos como para elegir las estrategias que ayudarán a reducir el impacto financiero de cada gasto. Los principales costes son los siguientes:

A) Costes de inventario

Son los gastos que se generan por el movimiento, mantenimiento y gestión de cada unidad o producto dentro del centro de distribución o almacén. Incluyen:

• Los costes de la rotación de inventario. Están relacionados al capital invertido en la compra o producción del producto que se venderá o distribuirá.
• Los costes del hardware y software que se utilicen para gestionar los movimientos del producto dentro del almacén.
• Los costes de riesgos. Pueden incluir la depreciación o robo de los productos en stock, debido al tiempo o a demandas fluctuantes.

B) Costes de almacenamiento

Son los recursos económicos que se invierten en el espacio utilizado como almacén o centro logístico. Pueden abarcar:

• El pago del alquiler o de la hipoteca del inmueble.
• El pago de los servicios (agua, electricidad, calefacción, etc.)
• Los gastos de seguridad del inmueble y demás medidas de protección para los productos catalogados como peligrosos.
• Los costes del equipamiento para la conservación del producto, como estanterías o sistemas de refrigeración.

C) Costes de procesamiento de pedidos

Implican los gastos derivados de la recepción, registro y preparación de los pedidos, así como los asociados al procesamiento de devoluciones. Por ejemplo: 

• Los gastos generados en el servicio al cliente, como el pago de empleados de atención al cliente y los gastos de comunicación (servicios de correo, teléfono y redes).
• Los costes de palets, contenedores, cajas y demás material necesario para el empaquetado, embalaje y etiquetado del producto para su expedición.
• Los gastos de la garantía del artículo, en caso de reemplazo. 

D) Costes del transporte

Incluyen los costes logísticos que se generan debido al envío de los artículos, sea el traslado desde el fabricante hasta el almacén, o desde el almacén hasta los clientes finales. Por ejemplo, los costes de:

• Combustible. 
• Tarifas de las distintas modalidades de transporte (por carretera, aérea, marítima o ferroviaria).
• Pólizas de seguro para el transporte y la mercancía. 
• Carga y descarga de la mercancía. 
• Envíos urgentes o retrasos en el transporte.

E) Costes de impuestos

Algunos de estos gastos son los siguientes: 

• Aranceles e impuestos de importación/exportación. 
• Impuesto sobre bienes inmuebles (IBI).
• Impuesto de circulación IVTM.
• Impuestos para mercancías especiales, como el impuesto sobre la producción y almacenamiento de combustible nuclear y residuos radiactivos.

F) Costes de capital humano

Estos costes incluyen:

• Los gastos de salarios, seguros y otros beneficios. 
• Los costes de selección y contratación. 
• La inversión en la capacitación del personal logístico. 

¿Cómo minimizar los costes logísticos?

En este apartado detallamos las principales estrategias que permiten reducir los costes logísticos y, al mismo tiempo, incrementar la eficiencia operativa.

1. Gestión eficaz del inventario

Mantener un equilibrio entre el inventario disponible y la demanda resulta indispensable para evitar costes logísticos por la falta de stock (pedidos unitarios urgentes al proveedor o pérdidas de ventas) o por el exceso de inventario (gastos de almacenamiento y riesgos de obsolescencia del producto).

Las siguientes son recomendaciones sobre cómo implantar una gestión de inventarios eficaz y garantizar el equilibrio necesario:

• Utilizar un sistema de gestión de inventario. Este software lleva a cabo el seguimiento en tiempo real del stock y determina el tiempo de reposición del inventario. Proporciona los datos y análisis necesarios para tomar decisiones informadas y acertadas.
• Adoptar métodos para la optimización del inventario, según el modelo de negocio y los tipos de productos almacenados. Por ejemplo:
  • Implementar el enfoque Just-in-Time JIT, en el que se simplifican las operaciones y se suprimen las fases que no resultan útiles o no aportan valor. 
  • Segmentar el inventario, según la demanda, la rotación y el valor del producto. De esta forma se priorizan los recursos.

2. Automatización de procesos

Adoptar soluciones de automatización libera al personal de tareas repetitivas, disminuyendo el tiempo, el esfuerzo y los recursos invertidos. Además evita errores y puede generar ahorros significativos a lo largo de la cadena de suministro. Estas soluciones abarcan: 

• La adopción de softwares para la automatización del seguimiento del inventario, del análisis y visualización de datos, de la planificación de rutas, etc. Por ejemplo, el SGA, las herramientas de Business Intelligence, el CRM, el TMS, entre otros sistemas.
• El equipamiento de máquinas automatizadas y equipos robotizados para la agilización del picking y el packing, la carga, etc.  Por ejemplo:
  • Vehículos AGV, para el movimiento de mercancías.
  • Robots de picking, para la recuperación rápida de productos.
  • Precintadoras automáticas de cajas de cartón.
  • Sistemas automáticos de carga de camiones o contenedores, con suelo deslizante. Especiales para mercancías voluminosas y pesadas.

3. Optimización de rutas de transporte

La planificación y selección de rutas más eficientes o cortas es fundamental para reducir el tiempo de tránsito y, en consecuencia, minimizar los costes logísticos por consumo de combustible. 

Para una máxima precisión, se debe emplear  un sistema de gestión de transporte TMS. Es un software que determina de forma automática las mejores rutas, tomando en cuenta diversas variables, como las condiciones del tráfico, la distancia, el clima o las restricciones legales o aduaneras.

Esta planificación debe implementarse aunada a otras estrategias clave, como la consolidación de cargas, que consiste en combinar envíos de distintos clientes en un mismo camión o contenedor, siempre que presenten igual destino o ruta de distribución. Esto reduce la cantidad de viajes necesarios y los costes logísticos asociados. 

4. Colaboración con socios logísticos

Establecer alianzas con proveedores de logística externos 3PL puede aportar a la empresa una mayor flexibilidad en las operaciones y ayudar a reducir de inmediato los costes de almacenamiento, inventario y envíos por aire, mar o tierra.

Un operador 3PL es una empresa especializada en la logística integral que cuenta con una red de almacenes, con flotas de vehículos, con un equipo de profesionales experto y con los recursos tecnológicos avanzados para ofrecer una gestión eficiente y personalizada en el almacenamiento y el transporte. De esta manera, puede:

• Realizar una entrega rápida y segura de los productos, por menos coste. 
• Llevar a cabo la gestión de la logística interna, en las instalaciones del cliente. 
• Proporcionar el acceso a espacios logísticos equipados con alta tecnología. 

5. Negociación con proveedores

Es importante explorar diversas opciones de proveedores y seleccionarlos según el valor que éstos puedan ofrecer a la empresa, como la calidad de la mercancía, la flexibilidad y el cumplimiento en los plazos de entrega. Esto ayuda a minimizar los riesgos de costes logísticos inesperados, por devoluciones o fluctuaciones del mercado.

Es preciso mantener un enfoque proactivo, estableciendo negociaciones con los proveedores para obtener mejores tarifas y obtener descuentos por volumen de pedidos o por pagos anticipados.

Más allá de los precios, es vital establecer relaciones sólidas y duraderas con los proveedores. Lo que siempre garantiza mejores condiciones de compra y el acceso prioritario a productos y servicios.

6. Optimización de embalajes

Esta estrategia ayuda tanto a reducir los costes logísticos directos como el impacto ambiental de las operaciones. Algunas de las tácticas más efectivas son las siguientes:

• • La reducción del tamaño del embalaje. Implica diseñar un embalaje a medida, sin excedentes de espacios. Además de representar un ahorro en el material, también significa el uso eficiente del espacio en cada unidad de transporte, disminuyendo el número total de envíos.

• La innovación de embalaje. Es posible diseñar embalajes modulares que pueden ensamblarse de múltiples formas para adaptarse a los distintos productos. Ayuda a simplificar el procesamiento de pedidos, a minimizar errores y a reducir su coste logístico.

• La monitorización de las condiciones del producto durante su transporte, mediante el uso de etiquetas inteligentes o sensores en el vehículo. Esto ayuda a reducir costes logísticos por pérdidas o daños.
• El uso de contenedores retornables y la reutilización de cajas de cartón. 

7. Uso de energías renovables

Entre las principales tendencias logísticas se encuentra la incorporación de vehículos eléctricos a la flota. Aunque la inversión inicial pueda ser alta, a largo plazo se traduce en la reducción de costes operativos, por:

• Menores gastos de mantenimiento.
• Mayor ahorro en el combustible, especialmente cuando se emplea energía de fuentes renovables para cargar los camiones o furgonetas.

También es posible minimizar los costes logísticos mediante la instalación de sistemas de paneles solares, para cubrir un porcentaje del consumo energético de los almacenes.

Ventajas de reducir los costes logísticos

A continuación se presentan cinco ventajas de la reducción de gastos en las operaciones logísticas.

Inversión en otras áreas estratégicas

Los ahorros o fondos excedentes pueden ser invertidos en diversos segmentos de la organización, como en la innovación de productos, la expansión internacional o la ejecución de campañas promocionales.

Mejora de la eficiencia operativa

Las estrategias para minimizar los costes logísticos logran optimizar de manera integral las operaciones de almacenamiento, preparación de pedidos, embalaje y transporte. Así que los tiempos de respuesta se tornan más rápidos y disminuyen los errores humanos.

Entregas más rápidas

Reducir los costes logísticos implica adoptar medidas y tecnologías para que los procesos a lo largo de la cadena de suministro sean tanto económicos como efectivos. Lo que impulsa la calidad del servicio, haciendo que las entregas sean más rápidas y precisas.

Precios más competitivos

La reducción de los costes logísticos permite disminuir los precios finales para el cliente. Esta medida ayuda a la empresa a incrementar su capacidad competitiva.

RSC

Para minimizar los costes logísticos, las empresas también llevan a cabo prácticas que reducen su impacto en el ambiente. Por ejemplo, pueden llegar a consumir menos combustible, generar menos emisiones y reducir los residuos de embalaje o de productos caducados.

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