Gestionar un almacén siempre implica enfrentar desafíos que pueden comprometer la fluidez de las operaciones logísticas. No importa si se está preparado o no, los problemas o errores en un almacén surgen. Por lo que es vital conocer cómo identificarlos y establecer las mejoras adecuadas para solucionarlos o, aún mejor, evitarlos.
¿Qué son los problemas de almacén?
Los problemas de un almacén son los obstáculos, dificultades y errores que afectan a la operatividad y eficiencia del proceso de almacenamiento, gestión y envío de productos. Incluso pueden impactar negativamente en toda la cadena de procesos.
Los problemas pueden incluir errores en el inventario, procesos mal definidos, una gestión inadecuada del personal, un pésimo aprovechamiento del espacio, etc. Son obstáculos que surgen por diversas causas, como la falta de automatización, la resistencia a la implantación de un sistema de gestión de almacenes, las prácticas obsoletas o, incluso, los simples errores humanos.
Por ejemplo,
- Si el inventario muestra una unidad del producto, pero resulta que esta unidad no aparece físicamente en el almacén. Existe un problema de baja fiabilidad del inventario. Lo que genera que se realice un nuevo pedido urgente, alargando el plazo de entrega al cliente.
- También es un problema si en el inventario no existe suficiente stock de un artículo, por lo que se procede a rechazar el pedido. Pero, después, el personal se da cuenta de que en el almacén sí existía la suficiente cantidad de productos. En este caso no se satisfacen las necesidades del cliente y se pierden ventas.
Consecuencias de los problemas de almacén
Los problemas de un almacén, además de repercutir gravemente en las relaciones con los clientes y en la rentabilidad de las operaciones, suelen incrementar los costes laborales. Muchas veces, por una organización errónea, los trabajadores realizan actividades duplicadas, teniendo que perder tiempo para revertir el error y retroceder en el proceso.
Veamos los principales errores en almacén y qué consecuencias traen:
Retrasos a la hora de servir productos
Una incorrecta organización del almacén, la gestión manual del inventario o la falta de sincronización del stock en cada uno de los canales de venta son algunas de las causas del retraso, error u omisión en la entrega de productos. Por ejemplo:
- Mantener un inventario desorganizado afecta el proceso de preparación de pedidos. Es un problema que dificulta a los trabajadores el rápido abastecimiento de los estantes, a la hora de recibir los nuevos pedidos de los proveedores.
- No contar con la tecnología digital para la gestión óptima de almacenes, implica que los trabajadores dedicarán su esfuerzo y tiempo a introducir datos de forma manual. Lo que no solamente incrementa el riesgo de errores, también genera retrasos en la preparación y envío de productos.
Esta entrega tardía o errónea afecta negativamente y de manera significativa la imagen de la empresa, el flujo de caja y, sobre todo, la experiencia del cliente.
Falta de stock de un almacén
La gestión ineficaz del inventario conlleva a la falta de stock, afectando significativamente la capacidad para cumplir con los pedidos. Esto tiene un impacto negativo general en las operaciones, produce pérdidas de ventas e ingresos potenciales, provoca insatisfacción en los clientes y genera daños a la reputación de la empresa.
- Cuando un cliente realiza pedidos y el producto está agotado, lo usual es que se dirija a otro lugar para efectuar la compra. Para la empresa no solo implica una pérdida inmediata de la venta, también significa una posible pérdida de negocios a futuro.
- La falta de stock en el almacén también incrementa los costes de transporte. ¿Por qué? Porque en caso de desabastecimiento se suelen realizar pedidos urgentes y pagar envíos acelerados para reabastecer con prontitud el inventario.
Falta de espacio en el almacén
Este es uno de los principales problemas en el almacén. Generalmente, surge a medida que el negocio está creciendo. Aunque también puede deberse a la utilización subóptima del área disponible, la mala planificación del espacio o un diseño de almacén deficiente. De cualquier forma, este problema:
- Complica el almacenamiento y la recuperación de productos.
- Causa accidentes laborales.
- Retrasa los tiempos de entrega.
Organizar ineficientemente un almacén
Es usual que al establecer por primera vez el almacén, se haya tomado en cuenta un diseño estratégico, pero que con el paso del tiempo y el incremento del tráfico de mercancías, el diseño y organización resulten ineficientes. Lo que genera una pésima distribución del almacén que deriva en diversas complicaciones:
- Difícil acceso a los productos almacenados.
- Acumulación de residuos.
- Lentitud en las operaciones de preparación de pedidos.
- Incremento de los accidentes dentro del almacén.
- Responsabilidad civil por lesiones y problemas de salud de los trabajadores.
- Insatisfacción del cliente.
Capacidad del almacén
Más allá de la falta de organización y seguridad, gestionar de forma ineficiente la capacidad de almacén, sin anticiparse a las fluctuaciones de demanda en épocas de temporada alta (como navidad o vacaciones), puede llevar a problemas asociados a:
- La insuficiencia de espacio. Esto genera congestión en el almacén. Lo que ralentiza las operaciones y empeora las condiciones de trabajo.
- La falta de personal para controlar los grandes volúmenes de pedidos.
3 mejoras para solucionar los problemas de almacén
Es indispensable reevaluar periódicamente la distribución del almacén, para adaptarlo a los volúmenes de mercancía y a los nuevos modelos de negocio en los que haya incursionado la empresa. También es importante contar con el apoyo de expertos en la logística interna para empresas que ayuden a implementar las siguientes mejoras:
1. Estrategia logística
Es necesario diseñar y aplicar un conjunto de prácticas para mejorar la organización y control espacial de los productos en el almacén. De esta forma, se incrementa la eficiencia y productividad en la cadena logística, se optimiza el control de inventario y se reduce el tiempo de extracción e ingreso de la mercancía. Por ejemplo:
- Separar el proceso de reposición de mercancía del resto de procesos. Así, es posible organizar las operaciones para que el personal realice la reposición antes de comenzar la preparación de pedidos.
- Realizar un estudio del tamaño y peso de los productos, para determinar el sistema que ayude a aprovechar el espacio vertical, como los contenedores apilables. También están las estanterías dinámicas, ideales para la gestión FIFO.
- Establecer un sistema de rotación de inventario, en el que los productos de alta rotación se almacenen en los espacios de fácil acceso y los de baja rotación se coloquen en aquellas áreas o zonas de estantería menos accesibles.
- Utilizar herramientas tecnológicas que permitan hacer el seguimiento de inventario, el etiquetado de productos, el control del flujo de mercancías, etc.
2. Automatización
La automatización de un almacén puede adoptar diversas formas, desde la automatización física, mediante máquinas y robots que operan de forma autónoma o colaborativa, hasta la automatización de procesos mediante softwares modernos de gestión.
Por supuesto, también implica la integración de estas herramientas mediante las tecnologías digitales, como la computación en la nube y los sensores inteligentes que se conectan mediante el Internet de las Cosas.
La automatización puede solucionar diversos problemas de almacén, como los siguientes:
- Los robots móviles colaborativos trabajan junto a los empleados para elevar la productividad y seguridad en las operaciones.
- Un sistema de gestión de almacenes SGA centraliza la información de forma precisa y detallada. Realiza el seguimiento en tiempo real del inventario, garantizando que todo producto que entre tenga un lugar en el almacén y una identificación previa. También calcula la reposición y sugiere la ubicación óptima para cada artículo, etc.
3. Identificación y seguimiento de productos
El uso de etiquetas RFID también pueden solucionar los problemas de un almacén. Estas etiquetas emplean ondas de radio para comunicarse con los lectores. Después, el lector comparte los datos recibidos con un software de gestión, como el SGA.
De esta manera, esta tecnología permite registrar el inventario y realiza el seguimiento automático de los productos, indicando cuándo entran o salen del almacén. No necesita que el trabajador escanee cada artículo, no requiere el contacto directo con el lector y puede registrar múltiples productos a la vez.
Ventajas de solucionar problemas de almacén
Al solucionar los problemas de un almacén se incrementa la productividad de los empleados, se optimiza el uso del espacio, se mejora el flujo del almacenamiento y distribución, se evita la pérdida de ventas, etc. A su vez, esto permite ahorrar recursos y minimizar los errores:
Reducción de costes
Atender eficazmente los problemas y errores en el almacén reducen los costes desde diferentes perspectivas. Por ejemplo:
- Al distribuir y organizar mejor el espacio, es posible almacenar más productos. Lo que implica realizar pedidos a los proveedores por mayor cantidad de artículos. Así, la empresa puede aprovechar descuentos por grandes pedidos.
- El uso de vehículos automatizados para transportar mercancía dentro del almacén ayuda a que se mitiguen los problemas de seguridad. En consecuencia, las lesiones de los empleados disminuirán y con ello las responsabilidades.
Reducción de errores
La implantación de softwares que permiten gestionar el almacén y controlar óptimamente el inventario facilita la obtención en tiempo real de datos precisos y oportunos. Lo que ayuda a tomar decisiones acertadas. Además, estos sistemas automatizan tareas que tradicionalmente eran propensas a errores humanos.
Por otro lado, los robots móviles automatizados no solo acortan la ruta de recolección en el almacén, también navegan con gran nivel de precisión tanto para reducir el riesgo de colisiones y daños a la mercancía como para minimizar los errores al elegir el producto.
Ahorro de tiempo
Solucionar los problemas de un almacén, especialmente optimizando el uso del espacio e implementando sistemas de automatización, facilita a los empleados la búsqueda y extracción de los productos, reduciéndose la cantidad de tiempo que implica completar el pedido.
Además, con el uso de un sistema automatizado de gestión los trabajadores no dedicarán tiempo a la corrección de errores en almacén, ni a la actualización de inventarios obsoletos ni a la comprobación física de mercancía.
Por esto, en MOLDSTOCK impulsamos la evolución constante en nuestros procesos logísticos y de transporte. La adopción de tecnología punta es el pilar que nos permite maximizar la productividad y nos distingue en el mercado como líderes en soluciones logísticas.
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