Logística
La logística resulta un componente esencial en la industria editorial. Además de garantizar la correcta distribución de libros y mejorar la satisfacción de los lectores, también ofrece a los editores las ventajas de las soluciones tecnológicas para la gestión precisa del inventario, pedidos y devoluciones.
¿Qué es la logística editorial?
Es el conjunto de procesos y estrategias orientados a planificar y gestionar óptimamente el tránsito eficiente de libros, revistas, encartes y cualquier publicación impresa periódica, desde la fase inicial de producción/impresión hasta los puntos de venta, o hasta su entrega puntual a los consumidores globales.
La logística editorial abarca múltiples operaciones, como la recogida, embalaje, almacenamiento, inventario, transporte y devolución de libros. Es una logística especial, diseñada para adaptarse a las características únicas de los libros y a los requerimientos de editoriales, editores y librerías online.
Realmente, va más allá de movilizar y distribuir libros. La logística editorial se encarga de garantizar que los títulos correctos, en la cantidad precisa, estén disponibles en el momento y lugar adecuados. Sus objetivos finales son:
- Satisfacer la demanda de los lectores.
- Controlar los costes operativos.
- Ampliar el alcance de las editoriales a nuevos mercados.
Si se desea optimizar la gestión logística en el ámbito editorial, es fundamental establecer una alianza con el partner logístico más destacado y especializado en el almacenamiento y distribución de libros.
Claves de la logística de los libros en el sector editorial
El proceso de la logística editorial comienza en la producción, donde los libros se imprimen, encuadernan y se preparan para su fase de almacenamiento. En esta etapa, la organización y el control de inventario es clave para garantizar tanto la disponibilidad de los libros como la localización de los mismos y la preparación para su envío rápido.
En la fase de distribución, los libros pueden ser transportados a distintos destinos (librerías, kioscos, bibliotecas, lectores, etc.). Es un punto en el que resulta crucial la planificación para optimizar las rutas y disminuir los costes del envío.
Finalmente, debe preverse la logística editorial necesaria para gestionar eficientemente el retorno de aquellos libros que sean devueltos por los clientes. Veamos a profundidad las claves de cada una de las etapas de la logística de los libros.
1. Organización del almacén
La gestión de almacenes dentro de la logística de libros es un proceso que requiere atención al detalle y el uso de tecnología adecuada. Pueden distinguirse 5 claves:
- La catalogación y organización de los libros. Durante la recepción de los libros revistas u otro material editorial se debe proceder a identificar la mercancía y a ubicarla correctamente. Para esto, los libros deben ser clasificados según el tema, género, autor o cualquier otro criterio importante que facilite su almacenamiento y búsqueda.
- La implementación de un sistema de gestión de almacenes SGA. Este tipo de programa permite registrar de forma precisa el inventario. Tiene la capacidad para realizar la catalogación de la mercancía y calcular las ubicaciones óptimas. De esta manera, ayuda a gestionar el stock y agilizar la localización de los libros.
- El acondicionamiento del almacén. Para preservar la calidad del material editorial, es preciso que el almacén cuente con la infraestructura adecuada y estanterías exclusivas para preservar la integridad de los libros, protegiéndolos contra la luz directa, bajas temperaturas, humedad, polvo y olores. Es la manera de garantizar que cada libro será entregado al cliente en perfectas condiciones.
- El uso de tecnologías de seguimiento. Las etiquetas RFID facilitan conocer la ubicación precisa de cada libro, en tiempo real. Se deben colocar lectores RFID en lugares estratégicos, como estanterías y accesos al almacén. Así, cada vez que un libro pase por alguno de estos lectores, se actualizará automáticamente su ubicación en el sistema de gestión.
- La seguridad física. Además de estar climatizados, los almacenes deben incluir medidas de protección como: sistemas de prevención de humo e incendios, controles de acceso, circuito cerrado de vigilancia, etc.
2. Control del inventario
El control de inventario implica determinar de forma correcta y precisa la disponibilidad de libros en el almacén, con el fin de mantener los niveles de servicio, en los plazos pactados, y poder satisfacer la demanda de los clientes.
Una de las principales claves es monitorizar los KPI relacionados con el inventario. Eso incluye principalmente el seguimiento de ventas, niveles de existencias, rotación de stock, etc. Algunos ejemplos de KPI:
- Relación stock-ventas, que define la relación entre el inventario disponible y las ventas realizadas, durante cierto periodo.
- La tasa de rotación de inventario. Refleja la frecuencia con la que se venden y se está reemplazando el inventario, durante un lapso.
- La tasa de venta directa, días de ventas en inventario, tasa de devoluciones, tasa de pedidos perfectos, pérdida de inventario (por daño, error, robo), etc.
Para gestionar cada uno de estos indicadores y garantizar un control de inventario preciso, es necesario implementar un sistema de gestión de almacenes SGA. De lo contrario, las editoriales deben asignar recursos financieros y humanos en exceso para realizar y administrar el inventario.
3. Planificación
En el ámbito de la logística editorial, la planificación implica realizar una predicción acertada de la demanda, monitorizar continuamente los intereses de los lectores y definir los perfiles específicos de los buyer persona de la editorial, para poder ofrecer los títulos más relevantes.
En primer lugar, se estudian los registros históricos de las ventas, tanto de los títulos con mayor demanda como de aquellos de menor salida. Lo que permite:
- Analizar las tendencias de ventas y anticipar necesidades futuras del mercado. Cuando se observan los patrones de compra, es posible predecir las preferencias de los lectores y qué títulos pueden solicitar en el futuro.
- Gestionar las existencias. La planificación facilita definir el stock mínimo de libros, para evitar las roturas de stock y la desmejora en el servicio. Además previene el exceso de inventario y evita que algunos libros permanezcan eternamente en el almacén.
En segundo lugar, la planificación de la demanda también requiere la comprensión profunda de las dinámicas cambiantes del mercado. Los intereses de los lectores pueden cambiar rápidamente, debido a los sucesos actuales. Por ejemplo, un tema de la actualidad puede incrementar la demanda de ciertos géneros literarios o de algún autor.
4. Logística inversa de los libros
En el sector editorial, la logística inversa es el proceso de planificar, gestionar y controlar eficientemente las devoluciones de libros impresos. Implica la implementación de un sistema estructurado que permita realizar secuencialmente las siguientes acciones:
- Examinar y evaluar el estado de los libros devueltos.
- Reintegrar al inventario aquellos ejemplares devueltos que han sido revisados.
- Preparar la mercancía revisada para su reventa.
La logística inversa de los libros es fundamental dentro del ámbito editorial. En este negocio, es común y frecuente que se produzcan retornos de mercancía. Las librerías y otros comercios dedicados a la venta de publicaciones editoriales tienen el derecho de devolver los ejemplares de aquellos títulos que no han logrado vender.
En consecuencia, las editoriales deben estar preparadas para gestionar estos retornos de manera eficaz, asegurando el reembolso correspondiente. Aunque en esta fase, generalmente, interviene la figura del distribuidor.
Cuando las editoriales utilizan el servicio de un distribuidor para gestionar la comercialización nacional e internacional de los libros, es el propio distribuidor el que se encarga de la venta y entrega de la mercancía a las librerías, así como de gestionar la logística de las devoluciones que puedan generarse.
Beneficios de una buena logística editorial
Una logística de libros eficiente, en la que se emplee tecnología adecuada y se apliquen políticas estratégicas, ofrece beneficios operativos, económicos y tecnológicos a las editoriales. Principalmente, permite:
- Incrementar la eficiencia en la distribución. Una logística editorial bien organizada facilita la distribución rápida de libros, sin errores.
- Digitalizar la gestión logística. La logística de libros automatizada aumenta la precisión del inventario, disminuye el consumo de recursos e incrementa la capacidad de la empresa para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado.
- Optimizar la logística inversa de libros. Los retornos de libros se procesan de manera rápida y ordenada, con el menor coste posible. Además, se minimiza el tiempo que los ejemplares devueltos pasan fuera del inventario disponible para la venta.
- Reducir los costes. Con el uso de softwares avanzados es posible que ciertas tareas u operaciones de la logística de libros, como el control de inventario y la definición de rutas, se automaticen. Lo que reduce: la necesidad de mano de obra, los costes de combustibles y los gastos de mercancía inmovilizada.
- Tener acceso a mercados internacionales. Una logística editorial de alto nivel, especialmente gestionada por partners logísticos especializados en la distribución de libros, permite a las editoriales contar con centros de almacenamiento estratégicos en el extranjero y distintos modos de transporte para llegar a nuevos clientes internacionales.
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