Esta externalización de la función logística es una estrategia operativa que permite a tu empresa concentrar sus recursos en sus competencias principales, mientras profesionales expertos asumen la gestión de los procesos complejos de la logística. Además, con el outsourcing de servicios logísticos te beneficias de tecnología de vanguardia, de economías de escala, de procesos optimizados, de espacios logísticos modernos, etc.
¿Qué es el outsourcing en la logística y cómo ayuda a tu negocio?
El outsourcing logístico es un modelo de gestión que consiste en delegar en un proveedor externo especializado la planificación, ejecución y/o control de la totalidad, o parte, de la cadena de suministro. Es un proceso que abarca operaciones críticas, como el almacenamiento, el transporte, la gestión de inventario, la logística inversa, etc.
- Por ejemplo, la logística outsourcing puede significar para tu negocio acceder de inmediato a sofisticados sistemas de gestión de inventario, a flotas de transporte multimodal o a una red globalizada de centros de distribución. Sin la necesidad de invertir en infraestructura, en equipos, en vehículos o en la contratación de personal experto. Un operador de logística interna simplifica la gestión de las operaciones y facilita la toma de decisiones.
Por otro lado, el outsourcing de servicios logísticos también cuenta con un componente de consultoría. Por ejemplo, los proveedores pueden analizar los flujos de entrada y salida de mercancía o materiales, detectar los cuellos de botella de la cadena y proponer mejoras basadas en el análisis de datos, con el fin de optimizar tu capacidad de respuesta al mercado. Esto, sin tener que invertir en equipamiento ni tener que adoptar medidas para la contratación de personal.
Factores clave a considerar del outsourcing logístico
El proceso de la logística outsourcing debe plantearse de forma holística, evaluando tanto las necesidades internas de la empresa como las capacidades de los proveedores. Para esto es esencial evaluar principalmente los siguientes factores
- Necesidades específicas de la empresa, para determinar las funciones logísticas que se beneficiarán más de la externalización. Esto permite conocer el alcance exacto de servicios de logistica integral que se requieren y el tipo de outsourcing logístico más adecuado.
- Nivel de servicio requerido. Implica definir los parámetros operativos y de calidad que tolera o exige la empresa, como los tiempos de entrega, los ratios de devoluciones, los porcentajes de envíos perfectos, los tiempos de resolución de incidencias, etc.
- Escala de la operación. Se deben definir los volúmenes de mercancía o materia prima a movilizar y la frecuencia. Esto es esencial para que el operador logístico pueda plantear una solución adaptada a cada empresa.
- Ámbito geográfico de la operación. Esto condiciona tanto los recursos necesarios como la complejidad de la red logística.
- Estructura de costes. Más allá de las tarifas básicas, por kilómetros o por palets, es importante analizar los costes asociados, indirectos u ocultos, y los cargos variables, como los recargos por volumen, las penalizaciones por incumplimiento de plazos, mermas, roturas de stock, etc.
- Capacidades del proveedor. Este factor primordial abarca:
- Tecnología. El proveedor de logística outsourcing debe contar con herramientas tecnológicas que automaticen la gestión de almacén y el transporte, que le permitan captar, centralizar y analizar los datos en tiempo real, garantizar la trazabilidad digital y facilitar la visibilidad de las operaciones de expedición, inventario, preparación de pedidos, etc.
- Experiencia. Es fundamental evaluar la experiencia del proveedor y su trayectoria en el sector en el que se desenvuelve la empresa, así como su cartera de clientes.
- Infraestructura. Se debe analizar la ubicación y cantidad de almacenes que posea, así como su cercanía con los mercados o puntos de distribución clave. Estos centros logísticos deben estar equipados con los sistemas y equipos necesarios para la automatización y control de inventarios.
- Flota de transporte. Es importante verificar el tipo y cantidad de vehículos disponibles así como las diferentes soluciones de transporte multimodales, refrigerado, express, etc.
- Flexibilidad y escalabilidad. Es preciso asegurarse de que el proveedor de logística outsourcing pueda adaptarse a cambios en la demanda, especialmente si la empresa prevé una expansión de sus operaciones o deben enfrentar fluctuaciones estacionales en la demanda de los productos.
- La cultura corporativa del proveedor. Un proveedor debe valorar la colaboración proactiva y la mejora continua. Es lo que facilitará la delegación de las operaciones, la implantación de indicadores de desempeño compartidos y las revisiones periódicas.
- Comunicación. La logística outsourcing implica delegar el control directo sobre ciertas operaciones en la cadena de suministro. Por lo que es crucial garantizar que existan canales de comunicación fluidos entre la empresa y el proveedor. Además de establecer protocolos para los reportes e implementar plataformas para el seguimiento de la gestión.
Niveles de outsourcing logístico
El outsourcing de servicios logísticos puede ser total, en caso de que la empresa contratante transfiera al operador de logística la responsabilidad completa (planificación y ejecución operativa) de los procesos que se definan en el contrato. También puede ser un outsourcing logístico parcial, en donde la carga de trabajo y responsabilidad se distribuyen entre el operador logístico y la empresa cliente.
Este servicio de externalización de la logística puede ser exclusivo, a cargo de un solo proveedor externo, o una modalidad compartida, en donde la gestión y las responsabilidades están divididas entre 2 o más operadores.
Si se define con claridad el grado de responsabilidad y control que asume el proveedor externo, el outsourcing logístico puede presentar los siguientes niveles:
Nivel 1PL
No existe externalización. La empresa mantiene internamente toda la infraestructura y los procesos logísticos, gestionando su propia flota de vehículos y almacenes, asumiendo en solitario los riesgos y la variabilidad de la demanda.
Nivel 2PL
En una Second Party Logistics 2PL se delega en el proveedor de servicios algunas funciones específicas de la cadena de suministro, usualmente vinculadas al transporte de mercancías. El proveedor emplea sus propios recursos físicos (flotas, personal o almacenes), sin integrar sus procesos ni sus sistemas de información con la empresa cliente.
- Por ejemplo, una empresa de moda puede contratar un operador 2PL para que se encargue únicamente de transportar las prendas de vestir desde la planta de producción hasta los puntos de venta.
Nivel 3PL
El Third Party Logistics 3PL es un outsourcing de servicios de logística integral. En este nivel, el operador logístico asume varias funciones de gran relevancia, como el almacenamiento, el control de pedidos, el transporte, la logística inversa, atención al cliente, etc. Además, planifica y controla las operaciones, garantiza la trazabilidad de los productos y ejecuta las operaciones en el almacén (control de inventario, preparación de pedidos, devoluciones, etc.).
El proveedor 3PL suele integrar fácilmente su sistema de información con la empresa cliente, para el control conjunto, en tiempo real.
- Por ejemplo, un e-commerce emplea los servicios de outsourcing 3PL para que el operador se encargue de almacenar, recibir y preparar los pedidos, empacar y envíar los artículos al cliente final. Por su parte, la empresa reduce en gran porcentaje los gastos logísticos, ya que se apoya en los activos, recursos técnicos e infraestructura del proveedor de logística outsourcing.
Nivel 4PL
La Fourth Party Logistics 4PL es un modelo operativo en el que una empresa delega toda su gestión logística a un proveedor externo, pudiendo incluso abarcar otros componentes asociados, como el área de TI o compras.
Un operador 3PL gestiona directamente cada eslabón de la logística. Mientras que un proveedor 4PL no opera físicamente (normalmente no posee activos físicos); su función es coordinar, gestionar y optimizar de manera integral la cadena de suministro, supervisando recursos (desde el aprovisionamiento hasta la entrega del producto), proveedores comerciales y proveedores 3PL.
- Por ejemplo, un outsourcing logístico 4PL puede integrar consultoría estratégica, análisis avanzado de datos y optimización continua de procesos, para maximizar la eficiencia y rentabilidad de la cadena de suministro.
Nivel 5PL
Fifth Party Logistics 5PL es un modelo avanzado en donde el proveedor de outsourcing de servicios logísticos puede coordinar y gestionar las operaciones de un 3PL y un 4PL. Además, integra el diseño y optimización de redes logísticas globales.
La función de un operador 5PL es más estratégica y global, por lo que se suele basar en la tecnología blockchain, IoT, Big Data, IA… Su objetivo es garantizar la fluidez de la cadena de suministro para empresas con logísticas complejas.
- Por ejemplo, el nivel 5PL es habitual en sectores con cadenas de suministro multimodales internacionales.
Ventajas del outsourcing logístico
El outsourcing de servicios logísticos ofrece múltiples beneficios:
1. Reducción de costes
La logística outsourcing permite a las empresas evitar las inversiones en infraestructura, equipos, tecnología y vehículos. Además, evita los gastos asociados al mantenimiento y a la contratación de personal.
2. Acceso a tecnología avanzada
Los proveedores de logística outsourcing trabajan con tecnología puntera, como sistemas de gestión de almacenes con capacidades predictivas, las soluciones de automatización eco-eficiente de embalaje, los equipos robóticos para el picking y la clasificación, herramientas IoT para monitorización en tiempo real y sistemas de identificación mediante RFID y NFC para trazabilidad avanzada de mercancías.
3. Mejora en la eficiencia
Gracias a la especialización y experiencia de los proveedores del outsourcing logístico es posible optimizar los procesos y reducir tiempos de entrega.
4. Flexibilidad y escalabilidad
El outsourcing de servicios logísticos facilita a las empresas adaptarse a los cambios en la demanda, sin necesidad de costosas o engorrosas reestructuraciones internas.
Enfoque en competencias clave
La logística outsourcing también permite a las empresas enfocarse en las áreas estratégicas de negocios. Por ejemplo, en el desarrollo de productos.
Posibles desventajas del outsourcing logístico
A pesar de sus ventajas, el outsourcing logístico puede presentar retos o riesgos que deben gestionarse eficientemente:
- Pérdida de control directo sobre operaciones críticas. Ya que al delegar funciones es posible que la visibilidad sobre ciertas operaciones se reduzca. La solución es establecer indicadores de desempeño y asegurar una comunicación fluida empresa-operador.
- Riesgos de seguridad. Compartir información sensible con terceros plantea retos en la seguridad y cumplimiento de normativas de trazabilidad en sectores regulados, como el alimentario y el farmacéutico.
¿Cómo elegir al proveedor de outsourcing logístico adecuado para tu empresa?
Seleccionar el proveedor adecuado es crucial para asegurar el éxito de la logística outsourcing. Considera los siguientes aspectos:
- Experiencia y modelo operativo. Más allá de la antigüedad del operador, asegúrate de su capacidad de operación multicliente y multicanal, su experiencia gestionando cadenas de suministro con similitudes estructurales a tu negocio y el nivel de implantación de metodologías de gestión avanzada, como Lean Logistic o SIx SIgma.
- Capacidades tecnológicas. Asegúrate de que el proveedor de outsourcing logístico cuente, como mínimo, con:
- Sistema de gestión de almacén WMS de última generación, compatibilidad con el ERP o TMS de tu empresa.
- Herramientas de análisis predictivo y aprendizaje automático, aplicadas a la previsión de demanda, la gestión de inventario, el análisis de rutas, etc.
- Plataformas de trazabilidad total, en tiempo real (track & trace), tanto de ubicaciones como de condiciones ambientales, sobre todo en farmacia, alimentos perecederos o cosmética.
- Herramientas IoT y RFID/NFC implantadas de forma masiva.
- Personalización de servicios. Cada empresa posee requisitos específicos. Por lo tanto, un proveedor de outsourcing logístico debe comprender el producto, el mercado de destino y los requisitos especiales de manipulación para adaptar las soluciones a las necesidades específicas de la empresa.
- Flexibilidad. Evalúa su capacidad para adaptarse a los cambios en la demanda o en las operaciones y para absorber los picos de demanda no previstos.
- Cobertura geográfica. Verifica que su red de distribución cubra tus áreas de operación. No solo se trata de evaluar el número de hubs o su cercanía a los mercados destino. El objetivo es conocer la capacidad de gestionar las operaciones multimodales y las políticas para la gestión centralizada mediante una torre de control de la cadena de suministro.
- Enfoque sostenible. Elige un socio logístico alineado con las soluciones amigables con el medio ambiente, como los embalajes de materiales respetuosos, la implementación de soluciones de automatización de bajo consumo energético, la optimización de la carga para reducir las emisiones…
¿Cuándo es el mejor momento para hacer outsourcing logístico en tu empresa?
El momento adecuado para considerar el outsourcing de servicios logísticos varía según las circunstancias de cada empresa. Algunas señales que te pueden guiar incluyen:
- Si la demanda supera la capacidad logística interna. Lo que puede indicar el crecimiento rápido de la empresa.
- La expansión internacional, especialmente al ingresar a nuevos mercados en donde tu empresa carece de infraestructura.
- En caso de ineficiencias operativas, como tiempos de entrega largos o costes logísticos elevados.
- La falta de talento humano, del recurso tecnológico o de los activos físicos para gestionar ciertas funciones logísticas.
Casos de éxito de outsourcing logístico
Numerosas empresas han logrado mejorar su eficiencia, su rentabilidad y la calidad de sus servicios mediante el outsourcing logístico. Por ejemplo:
- Apple, el gigante tecnológico, se centra en el diseño de productos premium y futuristas, mientras gran parte del almacenamiento y distribución se externaliza mediante servicios 3PL, especialmente en picos de demanda o durante el lanzamiento de productos.
- Amazon, siendo líder global en el comercio electrónico, externalizó sus procesos logísticos de reparto de paquetería en ciertas ciudades o países. Esto con el fin de mejorar la experiencia del cliente.
Una de las líneas de servicio de nuestro portafolio es la gestión logística in house, un modelo en el que asumimos la operación completa de los centros logísticos de nuestros clientes. Además, si lo prefieres, contamos con espacios logísticos propios, ubicados estratégicamente y equipados con tecnología de vanguardia, para satisfacer las necesidades de almacenamiento de tu negocio.
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