Gestionar el inventario mediante el método PEPS no trata sólo de cómo organizar los productos en el almacén, también implica acceder a información clave sobre el negocio, como los costes de entrada y de salida, las ganancias por periodos, el valor real de las existencias… Todo mientras aseguras la calidad de la mercancía.
¿Qué es el método PEPS y cómo funciona?
PEPS significa Primero en Entrar, Primero en Salir, o en inglés, FIFO, First In, First Out. Es un método de gestión de inventario en el que se venderán o se utilizarán en primer lugar los primeros productos que se han adquirido o fabricado. Es decir, el inventario más antiguo del almacén es el que se utilizará o se enviará primero a los clientes, antes que los productos más recientes o nuevos.
¿Cómo funciona el método PEPS en la práctica? Cada lote de mercancía que entra al almacén se registra con su fecha de ingreso, además se ubica de modo que los productos más antiguos queden estratégicamente al alcance para su despacho. Es un sistema que tiene fines principalmente contables. El PEPS influye en el cálculo del coste de los bienes vendidos (COGS, por las siglas de Cost Of Goods Sold), ya que contabiliza las unidades más antiguas, que son las que tienen un precio de adquisición más bajo, especialmente cuando existe un entorno de inflación. Mientras que el inventario final presentará un valor más alto, ya que lo compone los productos más recientes, que normalmente presentan un precio de adquisición más alto.
El método PEPS es empleado mayormente por las empresas que comercializan productos perecederos, o por aquellas que, aunque producen o venden bienes no perecederos, requieren mantener un stock actualizado.
Importancia del método PEPS en la gestión de inventarios
El método PEPS es clave para la rotación del inventario y la calidad del producto. Cuando la empresa prioriza la salida del stock más antiguo, se minimiza el riesgo de mermas por caducidades, lo que es crítico en sectores como el alimentario o el farmacéutico. Esto también se traduce en mayor satisfacción del cliente y en la reducción de costes operativos, porque hay menor desperdicio y se evita el sobrestock. Incluso facilita la implementación del inventario cíclico.
Por otro lado, el método PEPS ayuda a optimizar la rentabilidad. Cuando se venden primero los artículos con costes más bajos, es posible elevar los márgenes de ganancia, especialmente en períodos inflacionarios. Además, con PEPS el valor del inventario actual está basado en los precios más actualizados, es decir, más cercanos a los costes de reposición.
¿Cómo aplicar el método PEPS paso a paso?
Para implementar PEPS en el almacén es importante que cada empresa se enfoque en sus necesidades y objetivos específicos. Por ejemplo, es fundamental tomar en cuenta factores como el tipo de mercancía y su perecibilidad, la demanda, el espacio del almacén, los procesos de manipulación de los productos, etc. De manera general, los pasos en la gestión del método PEPS son los siguientes:
- Recepción y clasificación del inventario. Cada lote entrante se registra detallando unidad, costo y fecha de ingreso, también se etiqueta o codifica cada producto o palet, con la fecha y el lote, lo que facilitará a los operadores identificar rápidamente el material más antiguo. Además se realiza la clasificación, diferenciando los productos de temporada, los de alta rotación, los de baja rotación, los perecederos, etc. Por ejemplo, algunas empresas combinan el Análisis ABC de inventarios con la metodología de Primero en Entrar, Primero en Salir, para centrarse en artículos de alto valor.
- El método PEPS debe aplicarse prioritariamente en los bienes con caducidad, como alimentos, medicamentos, artículos electrónicos, etc. Por ejemplo, los dispositivos de telecomunicaciones, como routers o teléfonos móviles, trabajan con componentes sensibles con una vida útil limitada, no tanto por degradación física del producto, sino por su obsolescencia tecnológica, como la necesidad de compatibilidad con determinadas versiones de softwares.
- Organización del almacén. Los artículos deben ser almacenados de manera estratégica para facilitar la recuperación rápida. En primer lugar se debe zonificar el espacio logístico, con distintas áreas de almacenamiento según las diferentes categorías de productos. Además se organiza el inventario por antigüedad, colocando los artículos más antiguos al comienzo de las filas. Esto evita extraer accidentalmente mercancía reciente antes que la antigua. Para optimizar la organización del almacén y la recuperación de los productos más antiguos se recomienda la implantación de un sistema de gestión de almacenes WMS o un ERP de producción con módulo de almacén. Este tipo de softwares puede registrar automáticamente las fechas y lotes, incluso se puede integrar a lectores de RFID o de códigos de barras, para asegurar el seguimiento automatizado en tiempo real.
- Preparación de pedidos. Al generarse una orden, el operario siempre debe seleccionar primero las unidades más antiguas disponibles. Si un pedido excede la cantidad del lote más antiguo, debe agotarse ese lote antes de comenzar con el siguiente.
- Formación del personal: Es crucial capacitar a los operarios para que apliquen el método PEPS sin errores, especialmente en la organización del almacén, en el seguimiento del inventario y en la preparación de los pedidos. También es importante realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento y detectar áreas de mejora.
- Cálculo del costo de los bienes vendidos COGS. Se aplica la siguiente fórmula:
- COGS = Número de unidades vendidas x Coste del inventario más antiguo
Por ejemplo, la empresa XXY dedicada a la comercialización de aceite de oliva extra virgen comenzó su periodo contable con 90 botellas de aceite de oliva, de 5 litros cada una, que las adquirió a un precio de 10 euros por unidad. Dos meses más adelante, compró un segundo lote de 130 botellas, pero a 12 euros cada una, ya que el precio subió por factores estacionales. Ahora, en total, XXY dispone de 220 botellas de aceite en inventario. Y al cierre del periodo contable se comprueba que ha vendido 120 botellas.
Se asume que esta empresa siguió el método PEPS, y que de las 120 botellas vendidas, las 90 primeras eran del primer lote (más antiguo), y que las 30 restantes pertenecían al segundo lote (reciente). El cálculo del COGS se hace lote a lote:
- COGS lote 1 = (90 botellas x 10 euros/botella) = 900 euros.
- COGS lote 2 = (30 botellas x 12 euros/botella) = 360 euros.
- COGS del periodo = 900 euros + 360 euros = 1.260 euros.
Mientras que el inventario final se calcula con las unidades no vendidas que son todas del segundo lote:
Inventario final = 100 botellas x 12 euros/botella = 1.200 euros.
Ventajas del método PEPS para empresas logísticas
El uso de PEPS ofrece múltiples beneficios operativos y financieros a empresas de logística:
- Reducción de desperdicios. El método PEPS reduce la obsolescencia y el deterioro de los productos, una ventaja vital en productos perecederos.
- Mejora de la rotación de inventario. PEPS mantiene un flujo continuo de mercancía, lo que también libera espacio en el almacén y facilita la reposición.
- Agilización de los procesos logísticos. Al seguir una lógica natural de flujo, se simplifica la labor de picking y reposición y se reducen los errores.
- Mayor trazabilidad. PEPS ayuda a mantener un registro cronológico del inventario, conocer cuando entran o salen los productos y realizar el seguimiento preciso del ciclo de vida del producto. Esto facilita el control de calidad.
- Mejora del flujo de caja, en escenarios inflacionarios. En periodos de costes de adquisición crecientes, PEPS puede generar beneficios contables más altos y ofrecer mayor liquidez a corto plazo.
- Optimización de la experiencia del cliente, ya que reciben sólo productos frescos, actuales y de alta calidad.
Desventajas y limitaciones del método PEPS
El método PEPS también presenta algunos retos. Para evitar errores en la clasificación del stock, PEPS suele generar mayores utilidades netas, por lo tanto resulta en una mayor carga fiscal.
Además, si los costes de adquisición fluctúan de forma brusca, PEPS puede llevar a las empresas a sobreestimar o subestimar las ganancias de un periodo. ¿Por qué? Si los precios suben, el COGS resulta más bajo que el coste real de reposición, lo que incrementa el beneficio de forma irreal. Si los precios caen, se estarán empleando costes antiguos más altos en el cálculo del COGS, lo que reduce el beneficio aparentemente. Estas distorsiones afectan tanto el análisis financiero como la toma de decisiones.
Método PEPS Vs otros métodos de inventario
Al contrario de PEPS, en el método UEPS (LIFO en inglés), los últimos productos en entrar al almacén serán los primeros en salir o en utilizarse. UEPS es un sistema que no refleja el flujo natural de mercancías, especialmente de los perecederos. Además, está prohibido por las Normas Internacional de Información Financiera NIIF, ya que el LIFO puede distorsionar los estados financieros de las empresas.
Otro método contable común es el del coste promedio muy utilizado por empresas manufactureras, de combustibles, farmacéuticas o donde los productos son homogéneos. Si lo comparamos con PEPS, el coste promedio simplifica el cálculo de inventario, ya que estima el coste medio de todas las unidades disponibles en el periodo. Sin embargo, atenúa los efectos de las variaciones extremas de precios y reduce la capacidad de seguimiento del inventario.
Requisitos tecnológicos y operativos para usar PEPS
A continuación enumeramos las mejores prácticas de PEPS:
- Software de gestión de almacenes, WMS. Este sistema se encargará de optimizar todos los procesos del almacén. Centraliza la información y ofrece una plataforma o interfaz unificada para la gestión de las distintas áreas y tareas del espacio logístico. Además, registra cada entrada y salida de mercancía, con sus datos clave (fecha, coste, lote, SKU…), y permite consultar dicha información en tiempo real. Este software asegura que siempre se elija el lote adecuado en la preparación de pedidos.
- Dispositivos IoT. Por ejemplo, la estantería puede estar equipada de sensores que monitorean las condiciones ambientales del entorno y la cantidad de unidades almacenadas. Y, si se integran al WMS, estos dispositivos emiten alertas cuando detecta bienes con fechas de caducidad próximas.
- Etiquetas RFID, para el seguimiento de precisión de cada artículo. Estas etiquetas inteligentes cuentan con un chip que almacena información detallada sobre cada producto, como lote, fecha de entrada, fecha de caducidad, ingredientes e, incluso, modo de uso. Los lectores RFID ubicados en zonas estratégicas del almacén rastrean el movimiento de los artículos o palets etiquetados y capturan la información.
- Blockchain, si se desea un sistema de trazabilidad completa, transparente e immutable.
- Sistemas de estanterías push-back, para optimizar la distribución del almacén.
- Capacitación continua del personal, en la metodología PEPS.
- Protocolos de recepción bajo la filosofía PEPS, con el objeto de garantizar que los materiales o productos se registren en el sistema, se etiqueten y se inserten físicamente en la estantería y zona correcta.
PEPS en la contabilidad: impacto fiscal y financiero
Bajo el método PEPS, los productos que permanecen en stock al final del periodo contable se estiman en un precio bastante cercano al que presentan en el mercado actual. Esto refleja un inventario final mayor, lo que fortalece el balance, pero también implica una carga fiscal más alta.
En periodos de alza de precios, el método PEPS refleja COGS más bajos, porque se calcula en función del precio del inventario más antiguo. Esto incrementa la ganancia bruta y puede influir positivamente en indicadores financieros claves. Lo que resulta atractivo para analistas e inversores potenciales.
¿Cuánto cuesta implementar el método PEPS y qué beneficios trae?
El coste de implementar el método de gestión PEPS varía en función de la complejidad operativa del almacén y del grado de automatización e integración tecnológica que presenten los sistemas de la empresa.
Por ejemplo, se debe tomar en cuenta la implantación de un sistema de gestión de almacenes y el equipamiento en tecnología de seguimiento, que puede ser RFID, código de barras o Blockchain para entornos más avanzados.
También están los sensores IoT, si se desea controlar temperatura, humedad y otros parámetros ambientales en el almacenamiento de productos perecederos o sensibles. Incluso, se pueden necesitar ciertas obras en el almacén, lo que implica inversión en infraestructura. Y no hay que olvidar la capacitación de los operarios para garantizar que la gestión se alinee completamente con los procedimientos del método PEPS.
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