Detrás de toda competición, de cada torneo, del éxito de todo Juego Olímpico … hay un verdadero campeón silencioso: la logística de eventos deportivos. Sin una planificación rigurosa y una ejecución precisa, a tiempo, no existirían atletas brillando en el campo ni aficionados animando a sus equipos. Es la logística la que hace posible que todo confluya en el momento y lugar preciso para que el espectáculo cobre vida.
¿Qué es la logística de eventos deportivos?
La logística en eventos deportivos es el conjunto de procesos y recursos destinados a la planificación, coordinación y ejecución de todas las actividades necesarias para que una competición deportiva se desarrolle de forma eficiente y segura, para que se celebre con éxito. Su objetivo principal es contribuir a crear la mejor experiencia tanto para los atletas y el equipo técnico como para los espectadores.
Es una logística que abarca todos los aspectos de la cadena de suministro y de otros factores asociados a la dinámica de la competición. Estamos hablando principalmente de la gestión de:
- El equipamiento, como uniformes, material técnico y artículos promocionales.
- El almacenaje de materiales y equipos, equipando a cada espacio logístico con tecnologías avanzadas.
- El transporte y alojamiento de atletas, delegaciones, personal técnico y espectadores.
- El transporte de artículos de alto valor, como los trofeos.
- El lugar o sede, lo que implica la coordinación con autoridades y la selección del recinto y/o el montaje y desmontaje de infraestructuras temporales.
- Los trámites en aduanas, en eventos deportivos internacionales.
- El servicio de montaje y desmontaje de mobiliario específico para áreas funcionales temporales, desde camerinos y oficinas hasta salas VIP y zonas de prensa.
- Los servicios auxiliares, como los sistemas de comunicaciones, la seguridad y el catering.
- La logística inversa, que incluye la recogida del material y deconstrucción del evento.
- La evaluación de riesgos, como las amenazas a la seguridad, la condiciones climáticas del lugar y las estrategias para actuar ante emergencias médicas de participantes y espectadores.
La importancia de la logística de los eventos deportivos
Una logística bien gestionada es la clave para el éxito de cualquier actividad deportiva profesional, desde eventos locales hasta torneos nacionales o juegos internacionales. Es la planeación logística la que ofrece precisión y control en cada detalle, la que garantiza las operaciones fluidas y que todos los recursos y actores estén en el lugar y momento adecuados.
- Por ejemplo, ¿quién se encarga de que el Trofeo Vicen Lombardi llegue a tiempo para el Super Bowl? FedEx es la empresa logística encargada de trasladar el trofeo desde los cuarteles generales de la NFL, en New York, hasta el lugar destinado para el evento, entregándolo en el famoso evento Super Bowl Experience.
En la logística de eventos deportivos no caben errores. Cada segundo cuenta. Un sólo retraso en el traslado de equipos, de atletas y de jueces queda expuesto ante miles o millones de espectadores, lo que puede dañar la imagen del torneo y del organizador.
Cuando las operaciones logísticas se encuentran óptimamente planificadas y coordinadas, existiendo comunicación y colaboración fluidas entre equipos, autoridades locales, patrocinadores y proveedores logísticos, todas las actividades se desarrollan de forma precisa y segura. Así, tanto los deportistas como organizadores pueden simplemente concentrarse en la competición.
- Por ejemplo, garantizar alojamientos cómodos, traslados puntuales e hidratación y alimentación adecuadas permite a los deportistas participantes descansar correctamente y competir en condiciones óptimas. Otro ejemplo, en la Copa Mundial FIFA Qatar 2022, los operadores logísticos también coordinaron materiales de construcción y sistemas de refrigeración para los estadios, con el fin de garantizar el confort de espectadores y jugadores.
Retos de la logística de eventos deportivos
Organizar la logística en eventos deportivos implica evaluar y afrontar numerosos desafíos complejos, así como contar con los recursos para adaptarse rápidamente a cualquier reto inesperado, como las alteraciones climáticas. Veamos:
- La gestión de grandes volúmenes. Los campeonatos nacionales y torneos internacionales presentan competiciones masivas, por lo que se requiere gestionar, trasladar y almacenar grandes cantidades de equipos deportivos, mobiliario y suministros. Esto eleva la complejidad de las operaciones y requiere una logística integral, con servicios de transporte a nivel mundial, espacios logísticos en lugares estratégicos, gestiones de aduanas e, incluso, hasta una logística inversa ágil y efectiva.
- Por ejemplo, el torneo mundial de fútbol, que se realiza cada 4 años, necesita un aproximado de 3.240 balones para los partidos que se celebran durante los 29 días de evento. Mientras que para un torneo de golf, que tiene una duración de 7 días y asisten alrededor de 225.000 personas, se pueden estimar alrededor de 80.000 hamburguesas y 45.000 sándwiches, entre otros alimentos.
- Cada elemento de equipamiento, suministro y atletas debe llegar a tiempo a su destino, antes de los entrenamientos, para las ceremonias, meses previos a la inauguración, etc. Pero este tránsito a nivel internacional se complica. La logística en eventos deportivos también involucra trámites aduaneros, regulaciones de diferentes países y coordinaciones transfronterizas. Además están las particularidades de cada lugar en el que se celebra la competición.
- Por ejemplo, en los Juegos Olímpicos de París, debido a la estrechez de las calles de la ciudad y la enorme convulsión del tránsito vehicular (la afluencia fue de 1.5 millones de visitantes diarios), se debieron crear carriles para la movilización exclusiva de atletas y que pudieran llegar a tiempo. Además, a cada vehículo que los trasladaba le fue implantado un sistema de seguimiento en tiempo real, para monitorizar la ruta y garantizar la puntualidad. Un retraso por el tráfico puede afectar el rendimiento del competidor, o impedir su participación.
- Gestión de diversos equipos y suministros. La logística de eventos deportivos a gran escala se encarga de transportar y almacenar desde piezas de equipamiento deportivo hasta elementos de servicio higiénico o materias primas para la construcción o habilitación de las infraestructuras para la competición (piscinas, pistas, estadios, etc.).
- Por ejemplo, para los Juegos Olímpicos en París se movilizaron y entregaron más de 900.000 equipos deportivos y 1,3 millones de muebles, suministros médicos, alimentos y bebidas. Todo este volumen y variedad implicó instalar almacenes temporales en sitios estratégicos de la ciudad, para su resguardo y posterior distribución a múltiples puntos. Además se implementaron sistemas de rastreo y gestión de inventario, para garantizar la integridad y disponibilidad de los distintos suministros.
- La protección del equipamiento. En la logística de eventos deportivos cada artículo transportado es altamente especializado, por lo que requieren distintas protecciones y capacitación para su manipulación. Incluso es más complicado en algunos deportes que en otros. No es lo mismo trasladar espadas de esgrima que los balones. No requiere la misma seguridad movilizar las colchonetas de gimnasia que las medallas de oro, ni el nivel de cuidado de los uniformes para que lleguen sin arrugas.
- Los factores externos que pueden alterar el plan de la logística en eventos deportivos, como las condiciones meteorológicas adversas o las huelgas de transporte. Para esto, los organizadores deben conformar una red de proveedores logísticos lo suficientemente flexibles, que se apoyen en la tecnología de análisis de datos y herramientas de monitoreo, para anticipar interrupciones, afrontar desafíos y mantener la continuidad del torneo o competición.
- La sostenibilidad. Ahora se exige normativa y éticamente que la logística en eventos deportivos implemente un alto estándar de sostenibilidad, reduciendo la huella de carbono. Hoy en día, en las flotas de transporte se están incorporando autobuses eléctricos, camiones biocombustibles y trenes diésel-eléctricos.
Tipos de eventos deportivos según su logística
Las exigencias y retos de la logística en eventos deportivos varían según el alcance y formato de la competición.
| Tipos de eventos según su logística | |
Eventos internacionales o megaeventos. Son competiciones mundiales o continentales, o multisede, con delegaciones extranjeras de distintas especialidades. A menudo se desarrollan en varias ciudades.
| Requieren gestionar vuelos internacionales de equipos y envíos globales de contenedores con equipamiento especializado. A menudo se desarrollan en varias ciudades, lo que exige integrar cadenas de suministro a nivel global y sincronizar operaciones mediante tecnología avanzada. |
Eventos internacionales de gran escala, monodeportivos.
| Tiene una logística comparable a los megaeventos por su alcance global, aunque el número de delegaciones, infraestructura, seguridad y cobertura mediática es menor. |
| Grandes eventos internacionales, que se centran en una sola disciplina. Como el The Open Championship, Wimbledon y la UEFA Champions League. No son multisede. | Implica el transporte de delegaciones extranjeras y los servicios logísticos especializados, como la coordinación con la hospitalidad, seguridad y medios. |
| Eventos nacionales o de liga. Como los torneos profesionales de fútbol o baloncesto de categoría nacional. | Implica coordinar múltiples sedes, el transporte terrestre entre ciudades y el alojamiento y alimentación de las delegaciones. |
| Eventos locales que se repiten cada año. Como competiciones entre clubes o ligas amateur que se celebran en un único recinto o ciudad. Por ejemplo: el circuito Coruña Corre, | Requieren logística básica, transporte local y servicios de apoyo sencillos. |
| Eventos itinerantes, como las giras ciclistas, regatas o rallyes. Abarca desde pequeños eventos de clubes hasta grandes competiciones internacionales. | Su logística también es móvil. Diariamente se transportan atletas y se planifica el abastecimiento en ruta de combustible, alimentos y repuestos. |
Fases de la logística en un evento deportivo
No importa si se trata de la Fórmula 1 o de una campeonato nacional de fútbol, siempre la logística de los eventos deportivos debe ejecutarse en las siguientes 3 fases:
| Fase la logística en eventos deportivos | Objetivo principal | Actividades clave |
| Pre-evento | Planificación estratégica y coordinación con todos los actores. Puede durar meses o años. Por ejemplo, el campeonato de la PGA de EE:UU se planifica hasta con 10 años de anticipación. Pero un torneo de golf local puede bastar con 9 meses. |
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| Ejecución |
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| Post-evento | Desmontaje de instalaciones y la logística inversa |
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Planificación de la logística de eventos deportivos
La planificación y coordinación es la base de todas las operaciones.
En primer lugar se establecen las metas operativas y de confort de los visitantes y delegaciones de deportistas. Con base en esto, se desglosan las distintas tareas logísticas necesarias para alcanzar dichos objetivos, con el fin de elaborar un plan maestro con cronograma de ejecución y cronograma de desembolso.
En segundo lugar se organizan todos los factores asociados a la logística de eventos deportivos:
- Gestión de transporte:
- Coordinación de los transportistas especializados, tanto para equipos y materiales como para las delegaciones.
- Planificación de rutas para evitar congestión vehicular.
- Traslados locales de los atletas, autoridades y personal técnico.
- Selección de sede, dependiendo del evento. Implica la evaluación previa de las cualidades y capacidades de las distintas instalaciones, la selección y la tramitación de permisos ante autoridades.
- Gestión de alojamiento temporal. Incluye la selección de los hoteles y las reservas y la distribución de las delegaciones.
- Seguimiento y control. Se definen los mecanismos de control a implementar, desde las listas de verificación hasta los indicadores clave de gestión.
En tercer lugar, aunque con igual importancia, se encuentra la evaluación de riesgos potenciales: fallos técnicos, amenazas a la seguridad, emergencias sanitarias, problemas climáticos, dificultad para controlar multitudes, etc. Se analizan los peligros para diseñar los planes de emergencia con procedimientos detallados. Además, debe coordinarse el plan de respuesta con las autoridades locales de seguridad y salud.
Soluciones tecnológicas para la logística deportiva
La incorporación de la tecnología en la gestión logística es crucial para optimizar los procesos y contar con datos en tiempo real. Algunas de las herramientas principales son las siguientes:
- Softwares de gestión logística especializados, como:
- El sistema de gestión de almacenes WMS, para centralizar y optimizar los procesos de recepción, picking y expedición en los almacenes temporales.
- El sistemas de gestión de Transporte TMS. Para coordinar y planificar rutas. Se integra con sensores o sistemas GPS para hacer seguimiento de vehículos y entregas
- Herramientas de seguimiento en tiempo real, como:
- Las etiquetas RFID, para rastrear materiales, muebles y equipos.
- Los sistemas GPS avanzados incorporados en las flotas terrestres o marítimas, para monitorear la ubicación exacta del equipamiento, de los vehículos y containers.
- Sensores IoT, para captar la temperatura, la humedad, la vibración y otros factores críticos en el almacenamiento y transporte.
- Drones, para la inspección de las instalaciones, la vigilancia logística y las entregas urgentes.
- Diagramas de Gantt. Ofrece una visión general del proyecto logístico, cada tarea, sus secuencias y relaciones. Por lo que facilita la asignación de recursos y la ejecución. Los software de planificación y gestión de procesos empresariales suelen tener esta funcionalidad.
- Gemelos digitales e IA. Se trata de una representación virtual dinámica que involucra operaciones y escenarios. Pueden utilizarse para simular el tráfico vehicular para adaptar los horarios y rutas de entrega por carretera.
- Plataformas de análisis de datos. Big Data y Aprendizaje Automático para anticipar comportamientos y detectar riesgos, con el fin de tomar decisiones que mejoren la eficiencia del transporte intercontinental y la última milla.
Ventajas de una buena logística en eventos deportivos
La logística de eventos deportivos bien planificada y coordinada ofrece múltiples beneficios:
- Optimización de costes. Al anticipar necesidades, consolidar envíos y planificar rutas eficientes, se evitan gastos innecesarios, como envíos urgentes y almacenajes extras.
- Mejora la experiencia de atletas y espectadores. Porque se logra un evento sin contratiempos. Se minimizan esperas en accesos y se asegura el confort general.
- Fortalecimiento de la seguridad. Se evalúan riesgos y se traza un plan estratégico de rutas seguras, espacios logísticos adecuados y recursos técnicos y médicos necesarios.
- Proyección de mayor profesionalismo. Esto refuerza la confianza de patrocinadores.
- Enfoque de mejora continua. El uso de herramientas tecnológicas permiten monitorear indicadores operativos, facilitando la detección de áreas de mejora para eventos futuros.
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