En toda entrega de mercancía, desde el fabricante hasta el consumidor final, deben cumplirse tres fases: la primera, la segunda y la tercera milla. La primera milla, aunque a veces subestimada, constituye el punto crítico para lograr la estabilidad del flujo logístico, para la entrega puntual y para la satisfacción del cliente final.
¿Qué es la primera milla?
La primera milla se define como la etapa inicial de la cadena logística. Es esa fase en donde comienza el recorrido de la entrega, abarcando desde la recogida de la mercancía en las instalaciones de los productores o los proveedores hasta su transporte a un almacén o centro de distribución.
Algunas de las actividades críticas de este proceso son: la recolección de los productos en el punto de origen, el embalaje correcto de la mercancía, la carga en los medios de transporte, la planificación de rutas, el registro de datos (identificación del producto, cantidad, destino, etc.), la gestión de la documentación, la supervisión y rastreo del envío…
¿Para qué sirve la primera milla y su importancia?
Todo lo que sucede en la primera milla logística formará las bases operativas para la eficiencia del suministro en las fases subsiguientes (media y última milla).
Por supuesto, es verdad que los problemas de la última milla pueden impedir directamente que los productos se entreguen a tiempo a los consumidores. Pero es la etapa inicial de la cadena de suministro la que mayormente establece el ritmo y la calidad de servicio del envío de los productos. Una ejecución fluida de la primera milla garantiza que los productos correctos se preparen y transporten a tiempo.
Un error o deficiente gestión en alguna de las operaciones de la primera milla impacta negativamente al resto de la cadena, desencadenando problemas en cascada, desde incumplimientos en los plazos de entrega hasta el daño de productos, lo que siempre incrementa los costes para la empresa y afecta la satisfacción del cliente.
En sectores competitivos, como la alimentación, el retail o el e-commerce, el servicio de logística es clave en la gestión óptima de la primera milla. Específicamente, ayuda a mantener los plazos ajustados, minimizar los riesgos, prever la demanda con datos reales y reducir costes logísticos.
Retos de la primera milla
Entre los principales desafíos que presenta la primera milla se encuentran:
- Los problemas de etiquetado. El etiquetado ineficiente, manual, sin los detalles y datos esenciales, causa confusiones y retrasos en la última milla. La solución es implementar equipos para la generación automatizada de etiquetas. Para la optimización a un mayor nivel, se introducen las etiquetas RFID. Para la máxima trazabilidad, si el producto y las operaciones lo requieren, se implementa la tecnología Blockchain.
- El uso de embalajes uniformes. Cada producto requiere un embalaje acorde a su naturaleza. Utilizar un mismo material para todos los artículos ocasiona daños en la mercancía y genera devoluciones.
- La falta de visibilidad de cada uno de los pasos clave de la primera milla logística. La solución es el uso de herramientas de monitoreo en tiempo real.
- Las notificaciones manuales que arrastran errores humanos, lo que afecta a la eficiencia y trazabilidad. La solución es automatizar los flujos de trabajo documentales, la aprobación de operaciones, la firma de documentos, la generación de órdenes de pedido, etc.
Las cadenas de suministro son cada vez más complejas, no sólo por el volumen de productos y la inmediatez de las entregas. Las empresas también deben gestionar un proceso de cumplimiento en medio de un panorama cambiante, por la inestabilidades geopolíticas, por la escasez de suministro, por los retrasos en el transporte, etc. Lo importante es que la empresa logre convertir todas estas presiones logísticas en oportunidades.
¿Cómo optimizar la cadena de suministro desde la primera milla?
Optimizar la cadena logística desde la primera milla exige un enfoque integral, a través de tres líneas de acción fundamentales:
1) Transformación digital
La digitalización es un factor clave para ganar eficiencia, visibilidad y trazabilidad. Se trata de incorporar tecnologías avanzadas, sistemas y equipos especializados capaces de automatizar y optimizar los procesos asociados a la primera milla logística.
Es una transformación digital que abarca distintas dimensiones, mediante:
- La automatización física, mediante la incorporación de equipos automatizados y/o robots para que manipulen y movilicen la carga. En la primera milla esto puede incluir: sistemas de transporte interno (como cintas transportadoras y vehículos AGVs o AMRs), brazos robóticos para el paletizado/despaletizado, máquinas clasificadoras automáticas, formadoras de cajas automáticas, máquinas de etiquetado automático, etc.
- La automatización de procesos, mediante la implantación de softwares de gestión especializados para coordinar y optimizar operaciones. Destacan el software WMS que controla el inventario y las operaciones del picking, así como el software TMS para la planificación de rutas y optimización de las cargas de camiones. De esta forma, al emitirse una orden de pedido, los sistemas automáticamente ofrecen recursos y generan la documentación necesaria.
- El seguimiento de la mercancía, que ofrece visibilidad y control. Se refiere a garantizar la trazabilidad en tiempo real de los productos a lo largo del recorrido de la primera milla. Es el rastreo desde la ubicación hasta el estado de la carga (temperatura, humedad, integridad, etc.) mediante tecnologías como etiquetas RFID o códigos de barras, así como sensores IoT en los centros de almacenamiento o muelles de carga, además de los sistemas GPS instalados en los vehículos de transporte.
- El análisis de los grandes volúmenes de datos (Big Data). Esto implica adoptar los sistemas para recopilar, almacenar y procesar datos masivos generados por las distintas operaciones, asociados a la primera milla logística y a los canales de venta, con el fin de extraer patrones y predecir tendencias. Se trata de aprovechar los datos para convertirlos en decisiones estratégicas, como la identificación de cuellos de botella, el ajuste de inventario, retrasos, anticipar picos de demanda, etc.
Esta adopción de tecnologías y softwares siempre debe estar guiada por las necesidades y objetivos de la empresa. Además debe apoyarse en el análisis de indicadores de gestión (KPIs), en controles de ciberseguridad y en la comunicación directa entre el almacén y los canales de venta.
2) Clasificar y segmentar
Otro método de optimización de la primera milla logística es la aplicación de criterios de segmentación a la carga y a las operaciones, con el fin de gestionar o manipular la mercancía de forma diferenciada. Lo que mejora la asignación de recursos y agiliza las operaciones. Básicamente, se clasifican los envíos dependiendo de las características más relevantes, como los tipos de productos, el destino, la urgencia de la entrega, etc.
- Por ejemplo, segmentar los productos por fragilidad u otra condición especial, como productos perecederos, productos refrigerados o peligrosos, y con base en esto se establecen distintos protocolos de embalaje, materiales de embalaje y medios de transporte adecuados.
La segmentación se aplica también a otros niveles. Por ejemplo, clasificar a los proveedores por niveles de servicio, según fiabilidad y tiempos de respuesta; o clasificar los destinos geográficos en zonas de envío prioritarias. Estas estrategias ayudan a preservar los recursos especiales, como la flota refrigerada, para las cargas más críticas. Además de mejorar los tiempos de respuesta y reducir los riesgos de daño o error.
3) Cada detalle cuenta
En la primera milla logística es determinante planificar cada detalle. Si en la fase inicial no hay eficiencia, visibilidad ni trazabilidad, el resto de la cadena arrastra retrasos y sobrecostes. Incluso, cada pequeña demora o error inicial puede amplificarse a lo largo de la cadena. Por ello es imprescindible estandarizar y cuidar hasta la última actividad.
Este enfoque de optimización detallista de la primera milla logística implica revisar proceso por proceso (registro de mercancías, control de calidad, establecimiento de horarios y turnos, coordinación de vehículos…) para eliminar ineficiencias. ¿Cómo? Principalmente: detectando pasos inadecuados o innecesarios, estandarizando las operaciones críticas, estableciendo procedimientos de seguridad, generando checklists de verificación… Esto es tan importante como la implementación de tecnología.
Por ejemplo, es básico:
- Establecer estándares en los materiales de empaque y procedimientos operativos para el etiquetado.
- Implementar auditorías.
- Incorporar programas de formación continua.
- Definir puntos de control y KPIs.
Innova de forma digital, pero también analógica
La innovación no siempre va de la mano de la tecnología. Más allá de invertir en softwares, sensores y equipos robotizados, son indispensables los cambios operativos y físicos que mejoren los procesos y la organización de la primera milla.
¿De qué estamos hablando? De implementar metodologías Lean, de capacitar al personal en nuevas rutinas de trabajo o en la manipulación de mercancía específica, de simplificar los canales de comunicación, etc.
Por ejemplo, es fundamental en la primera milla logística:
- El mapeo del estado actual y del estado futuro de los procesos. Es recomendable el VSM (Value Stream Mapping), un método visual de gran relevancia en el enfoque Lean, en donde se representan las distintas etapas del proceso, tanto las actividades de valor añadido como el stock y el transporte. Es una herramienta que facilita la detección y eliminación de las actividades y movimientos innecesarios, los retrabajos, los tiempos de espera, etc. Incluso ayuda a la reducción de costes y a la mejora de la calidad del trabajo.
- La orientación al equipo de trabajo. Además de formarse para el uso de herramientas tecnológicas, los empleados deben convencerse de los beneficios que trae la digitalización para ellos y las operaciones. Esto les ayuda a involucrarse y desempeñar mejor su trabajo.
- La buena gestión del cambio. En esto, los líderes de la organización deben ser capaces de saber dirigir su equipo al nuevo entorno de trabajo digital para que los empleados se adapten. Además, deben ser capaces de ajustarse a la nueva forma de toma de decisiones, basada en datos.
- Eliminación de las tareas manuales repetitivas.
- El rediseño de las estaciones de trabajo, para lograr mayor ergonomía en el picking y en el embalaje.
- El ajuste y coordinación de los horarios de recogida de mercancía en las instalaciones de los proveedores, para evitar cuellos de botella.
Herramientas para optimizar la primera milla logística
La industria cuenta con múltiples herramientas tecnológicas especializadas que facilitan la optimización del primer tramo logístico. Entre las que destacan:
- El sistema de gestión de almacenes WMS, para optimizar el control del inventario y agilizar el cumplimiento de pedidos. Este tipo de sistema debe ser capaz de integrarse a las tiendas en línea o a los distintos canales de venta de la empresa, con el fin de que los operadores reciban las órdenes de pedidos y comiencen el picking rápidamente. Todo depende de las necesidades de la empresa. Si se trata de una tienda electrónica, se puede elegir un WMS con módulos para e-commerce, que facilita la organización de artículos y los clasifica según la lista de pedidos.
- El sistema de gestión de transporte TMS. Ayuda a planificar rutas, gestionar contratos de envío y controlar el estado de la flota en tiempo real.
- El picking automatizado, mediante picking por voz o pick-to-light.
- Las etiquetas RFID inteligentes.
- Las tecnologías de rastreo GPS para contenedores y vehículos.
KPIs de la primera milla
Estos son los principales indicadores que reflejan la fiabilidad y la sostenibilidad de la primera milla logística. En conjunto, permiten cuantificar los beneficios de la optimización.
- El porcentaje de entregas a tiempo, que refleja el cumplimiento de los plazos pactados con los proveedores o centros de distribución.
- La tasa de productos recibidos sin daños ni errores. Muestra el porcentaje de recepciones (en pallets, cajas o unidades) que llegan al primer punto de recepción sin daños ni discrepancias.
- Las emisiones de CO2 generadas por kilómetro o por envío.
- El tiempo promedio de ciclo del pedido hasta su llegada al almacén.
- El coste logístico unitario de cada envío.
Ejemplos de éxito en la primera milla logística
La optimización de la primera milla logística, mediante la incorporación de la tecnología adecuada, es aplicable en diversos sectores. Veamos estos casos de éxito:
- Sector alimentación. Entre 2019 y 2021, la empresa Danone incorporó equipos robóticos avanzados y sistemas de planificación impulsados por IA en su fábrica de papillas. Gracias a ello, logró:
- Reducir sus costes de fabricación en un 19%.
- Reducir sus emisiones de carbono en un 50%.
- Mejorar la eficiencia productiva en un 12%.
- Sector retail de moda rápida. Shein replanteó y optimizó toda su gestión de planificación con la ayuda de la IA. Implantó un sistema predictivo adaptativo (Regenerative Business Planning RBP) que ajusta en tiempo real la producción a la demanda. Esto les permite sacar a la venta miles de nuevos diseños al mes y llevar el inventario no vendido a niveles inferiores al 2%.
- Sector del e-commerce. Amazon es pionera en la robotización de la primera milla. Recientemente abrió un centro logístico en donde operarios y robots trabajan juntos en la fase inicial de la preparación de pedidos. Según sus propios reportes, en este centro mejoró el rendimiento hasta en un 25% durante temporadas pico.
Beneficios de la optimización en la primera milla
A continuación mencionamos cuatro beneficios clave de optimizar las operaciones de la primera milla logística:
A) Sostenibilidad
La optimización de cargas, embalajes y rutas ayudan a reducir tanto las emisiones de CO2 como el desperdicio de materiales y el consumo de combustible.
B) Resiliencia
Una primera milla optimizada y robusta otorga flexibilidad a la cadena logística para adaptarse a imprevistos, como retrasos del proveedor o cambios bruscos de demanda. ¿Por qué? Porque ofrece una visibilidad temprana de los riesgos, lo que permite ajustes rápidos en la planificación.
C) Mayor eficiencia operativa
Al mejorar la precisión y la sincronización de las operaciones en el origen, se evita el sobrestock y se optimiza el uso de recursos (mano de obra, gastos de mantenimiento de almacén, gestión de flota, etc.).
D) Ventaja competitiva
Cuando se optimizan las operaciones de la primera milla se acelera toda la cadena logística, además de que se reducen los costes operativos. Esto significa que se logran plazos de entrega más cortos y se eleva la satisfacción del cliente.
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