Un control de inventario eficiente permite gestionar y supervisar los niveles de existencias, para garantizar la disponibilidad oportuna de productos y satisfacer rápidamente la demanda, reduciendo al mínimo los gastos de almacenamiento. Sin embargo, no es una tarea simple, es necesario seleccionar el mejor método de control: el que es más adecuado para las necesidades de la empresa, del almacén y del producto.
¿Por qué es importante utilizar el mejor método de control de inventario?
Dominar y aplicar el mejor método de control de inventarios permite gestionar con precisión la cantidad de productos existentes, conocer qué productos se venden más y asegurar que exista suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes, sin excesos ni carencias.
El mejor método ayuda a tomar acciones, a anticipar cuándo puede agotarse el stock y a realizar las reposiciones necesarias. Además, ayuda a prevenir el stock muerto o el deterioro de los productos y a reducir la probabilidad de desviación de inventarios.
Todos estos beneficios hacen del control de inventarios una ventaja competitiva para la empresa, porque le proporciona visibilidad del stock, sirve apoyo para tomar decisiones informadas y evita los sobrecostes o roturas de stock que puedan afectar la rentabilidad del negocio.
¿Qué es hacer un buen control de inventario?
Un buen control de inventario no se debe confundir con la gestión de stock, es más que contabilizar los productos del almacén. Implica planificar, aplicar procedimientos e implantar sistemas tecnológicos que aseguren el seguimiento en tiempo real de las existencias. Básicamente, abarca:
- Registrar las entradas y salidas.
- Implementar un sistema de etiquetado, RFID o código de barras.
- Utilizar sistemas de seguimiento para la trazabilidad continua.
- Sincronizar el inventario con el centro de datos de ventas y compras, mediante herramientas tecnológicas modernas.
- Ejecutar conciliaciones periódicas.
Un buen control de inventario es la forma de conocer permanentemente y con precisión qué artículos se encuentran en el almacén, en qué cantidad, cuál es su ubicación, cuál es su estado. Esto permite ajustar los niveles a la demanda real y evitar errores humanos en el reconteo, en el picking y en el packing.
¿Cuáles son los métodos de control de inventario más utilizados?
Cada método de control de inventario ofrece ventajas distintas. Las empresas deben seleccionar el que más se adapte a sus necesidades específicas. A continuación exploramos los más utilizados:
1. Método ABC
Este método permite enfocar los recursos en los productos de mayor impacto económico para el negocio. Consiste en clasificar los artículos en tres categorías: A, B y C, según su valor y volumen de ventas. Además, se basa en el patrón 80/20 de Pareto, sugiriendo que el 80% del volumen de ventas es generado por el 20% de los artículos (rangos estimados).
Veamos:
- Categoría A. Aquí están los artículos que generan mayor cantidad de ventas. Representan aprox. entre el 70% y 80% del valor de consumo anual, pero son pocos en número (aprox. el 10%-20% de las referencias).
- Requieren mayor atención y rotación frecuente.
- Tienen la máxima prioridad en el almacén.
- Categoría B. Abarca los productos con un valor de consumo medio, representando entre 30% del inventario total y el 15% del valor del consumo anual.
- Categoría C. Agrupa la mayor cantidad de productos, cerca del 50%, pero poseen apenas el 5% del valor del consumo anual.
Donde:
valor del consumo anual = Demanda anual (unidades) x coste unitario del artículo.
2. Metodo FIFO
En este método de control de inventarios los primeros productos en entrar al almacén, que son los más antiguos del inventario, deben ser los primeros en salir a la venta, o los primeros en disponerse para la producción, en caso de un almacén de materias primas. Su fin es evitar que la mercancía antigua permanezca almacenada y se deteriore, por caducidad o por obsolescencia.
Para implementar el método FIFO deben cumplirse algunos pasos básicos:
- Organizar el inventario, implementando un sistema de etiquetado preciso, que incluya las fechas de caducidad, los números de lote, la fecha de producción… Además, se deben definir las ubicaciones de almacenamiento, de modo que los artículos más antiguos sean accesibles en el picking.
- Realizar el seguimiento al movimiento del inventario (entradas y salidas), mediante un software de gestión especializado.
- Prevenir la demanda, mediante herramientas de análisis de datos.
3. Método EOQ
La Economic Order Quantity EOQ es una fórmula que se utiliza para calcular la cantidad de pedido más rentable, ayudando a encontrar el equilibrio óptimo entre el tamaño y la frecuencia de los pedidos. De esta forma se minimizan los costes de inventario y se garantizan niveles eficientes de stock.
La fórmula es la siguiente:
EOQ = 2DSH
Donde:
- D = Tasa de la demanda. Es la cantidad de inventario vendida cada año. Se obtiene de datos históricos de venta.
- S = Coste fijo por pedido. Incluye el coste de envío, emisión de orden, recepción y supervisión, embalaje y envío.
- H = Coste de almacenamiento anual por unidad, que incluye los gastos de mantenimiento del inventario, las tarifas de los servicios, las primas del seguro y el capital inmovilizado.
4. Método Just in Time
Justo a tiempo, o JIT por sus siglas en inglés, es un método que impacta el control de inventarios y el aprovisionamiento. Permite minimizar el nivel de existencias almacenadas, al recibir productos o materiales “justo” en el momento en el que se requieren, ya sea para la preparación de pedidos, para abastecer los puntos de venta o para usarlos inmediatamente en el proceso de producción.
Esto reduce los gastos de almacenamiento y ayuda a mantener las existencias actualizadas, frescas. Por supuesto, tiene sus debilidades: no deja lugar a errores. Un atraso, produce desabastecimiento; si se agiliza, se exceden los niveles de inventario.
5. Conteo cíclico
El conteo cíclico es una técnica que evita depender de inventarios físicos anuales, al realizar recuentos parciales frecuentes. Consiste en contar periódicamente grupos de SKUs, en lugar de todo el almacén de una vez.
- Por ejemplo, en la práctica es usual que el conteo cíclico se lleve con mayor frecuencia en los artículos de alta rotación, que serían los de clase A en el método ABC.
Una de las principales ventajas del inventario cíclico es que se obtiene una mayor exactitud en el registro de inventario y posibilita la detección anticipada de artículos defectuosos. Lo que se traduce en menos interrupciones del flujo operativo.
¿Qué métodos de control de inventario funcionan mejor?
Para seleccionar el método de control de inventario adecuado se debe tomar en cuenta el volumen y complejidad de las operaciones logísticas de cada empresa. Por ejemplo:
A) FIFO
Es una técnica eficaz para los almacenes de los minoristas, de las marcas y de los proveedores de servicios logísticos que gestionan productos perecederos. Además, es especialmente eficaz en las industrias con patrones de demanda estacionales, ya que FIFO permite a la empresa adaptarse a cualquier fluctuación del mercado.
B) Just in Time
Los sistemas Just in Time JIT funcionan cuando las empresas trabajan con:
- Proveedores logísticos confiables.
- Plazos de entrega cortos.
- Pronóstico de demanda.
- Sistema eficiente para el cumplimiento de pedidos.
- Software de gestión de inventario.
Just in Time es uno de los métodos más utilizados en la fabricación. También funcionan eficazmente en la logística ecommerce.
Programas interesantes para control de inventarios
En el mercado existen numerosos sistemas de gestión de inventario que facilitan y automatizan el control de inventarios. Entre los más populares se encuentran:
| Software | Principales funciones | Recomendado para: |
| NetSuite de Oracle | Es una solución ERP con herramientas para automatizar el reaprovisionamiento y el seguimiento de inventario entre distintas ubicaciones, rastrear los productos y lotes en tiempo real, gestionar el stock de seguridad, controlar los recuentos cíclicos, planificar la demanda, etc. | Empresas con operaciones logísticas complejas, que requieren escalabilidad. |
| Zoho Inventory | Es un software de gestión de inventario basado en la nube. Ofrece funciones de seguimiento en tiempo real de las existencias, lotes y ubicaciones. Además envía alertas automáticas de stock y se integra a múltiples canales de venta. Permite personalizar flujos de trabajo. | Está diseñado para pymes multicanal que necesitan integrar datos de ventas e inventario. Perfecta para ecommerce. |
| SAP Business One | Es una solución ERP de gestión empresarial que cuenta con módulo de inventario integrado, además de los de contabilidad, finanzas, compras, ventas, etc. La elección de los módulos depende del tamaño de la empresa, la complejidad del negocio y el presupuesto. Ofrece trazabilidad total de existencias, reportes analíticos y flujos de trabajo automatizados. | Ideal para empresas productoras pequeñas, ya que integra la logística y las finanzas. |
| Odoo | Es un software de gestión de código abierto y gratuito. Es capaz de sugerir y activar automáticamente las órdenes de compra y el seguimiento a los proveedores. Aplica estrategias para el orden y control del inventario, como el análisis ABC. También cuenta con funciones de trazabilidad y gestiona las existencias de múltiples almacenes. Es escalable, cuenta con módulos de ventas, manufactura, contabilidad, etc. | Pymes que requieran una solución económica y flexible. |
| Cin7 | Es una plataforma en la nube diseñada para pymes. Integra herramientas para el seguimiento de stock en tiempo real, gestión centralizada de pedidos, análisis y pronósticos impulsados por la IA. Sincroniza el inventario entre distintas plataformas de comercio electrónico. | Pymes multicanales: como ecommerce, retail y distribuidores. |
¿Por qué es bueno tener un partner para mejorar el control de inventario?
Un consultor especializado aporta experiencia en la implementación de sistemas y mejores prácticas. Tiene el conocimiento para guiar en la selección de las herramientas adecuadas para cada necesidad y acompaña en el proceso de planificación e implantación de los métodos y tecnologías.
Por ejemplo, un socio especializado puede asesorar sobre qué ERP o WMS usar según la industria, cómo personalizarlo a las necesidades de flujo de trabajo del negocio e, incluso, puede capacitar al personal en el uso de esta tecnología.
Además, es un partner que ofrece soporte continuo, ante las dudas o dificultades que puedan surgir en la operación diaria. Es un socio que ayuda a optimizar el control de inventarios de manera estructurada, y alineada con los objetivos de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre control de inventario y control de stock?
Aunque en muchos contactos el término “inventario” y “stock” se emplean casi como sinónimos, no lo son. Se diferencian de la siguiente manera:
- El control de stock suele referirse al seguimiento físico de las unidades disponibles en almacén en un momento dado.
- El control de inventario abarca un concepto más amplio que el control de stock. Implica, además del conteo de unidades, la gestión de entradas y salidas, la valoración económica de las existencias, la planificación de reposición y el análisis de rotación.
Ventajas de llevar un buen control de inventario
A continuación mencionamos 5 de las ventajas de implementar un control de inventarios eficaz.
1. Optimización de costes de almacenamiento
Controlar los niveles de inventario permite minimizar el espacio ocupado y reducir los costes fijos de almacenaje. Además de que se optimiza la capacidad operativa disponible.
2. Mejora en la trazabilidad y la comunicación interna
Un inventario correctamente gestionado permite a las áreas de compra, venta, almacén y atención al cliente obtener información veraz y actualizada en tiempo real.
3. Incremento de la eficiencia operativa
Un buen método de control de inventarios ayuda a optimizar los tiempos de localización, de picking, de packing y expedición.
4. Cumplimiento de niveles de servicio
El uso del software de gestión de inventario avanzado permite sincronizar el stock con los sistemas de venta y compra. Esto evita roturas de stock y reduce las incidencias a lo largo de la cadena de suministro.
La clave siempre será mantener un enfoque estratégico y contar con socios expertos.
En MOLDSTOCK te ayudamos a optimizar tus operaciones. Contáctanos. Nuestros consultores logísticos te guían paso a paso, aportándote las herramientas y estrategias más adecuadas.
