Logística
Una gestión de stock es eficiente cuando asegura que la empresa mantenga la disponibilidad de mercancía en el momento adecuado y en las cantidades correctas. Para ello, es fundamental emplear estrategias avanzadas y herramientas tecnológicas que proporcionen visibilidad en tiempo real del inventario y garanticen los niveles óptimos de existencias.
¿Qué es la gestión de stock?
La gestión de almacenes, o de stock, es la práctica de planificar, ordenar, supervisar y controlar el flujo de todos los materiales o productos dentro de un almacén, abarcando las operaciones de recepción, ubicación, almacenamiento, picking, packing y envío.
Objetivos principales de la gestión de stock
Gracias a una óptima gestión de stock, la empresa logra contar con suficiente inventario para satisfacer la demanda de los clientes, evitando los costes excesivos asociados al almacenamiento de mercancía innecesaria y disminuyendo el riesgo de obsolescencia.
La gestión de inventarios permite ajustar las unidades disponibles en el almacén, en función de la demanda prevista y tomando en cuenta las variaciones estacionales o cualquier otro motivo que afecte la cadena de suministro. Lo que también ayuda a maximizar el espacio en el almacén, a incrementar la eficiencia y a tomar decisiones oportunas.
Tipos de gestión de stock
Los principales criterios para clasificar las existencias de inventario son los siguientes:
A) Según la funcionalidad del stock
Esta categorización incluye:
- Stock cíclico o activo. Se refiere a la cantidad de productos que una empresa necesita tener disponible para satisfacer la demanda regular durante un ciclo de producción o de demanda.
- Stock muerto o inactivo. Es la mercancía que no se ha vendido durante un período prolongado de tiempo. Genera costes de almacenamiento, más no ingresos.
- Stock de seguridad. Es la cantidad excedente de productos que ayuda a protegerse contra incrementos repentinos de la demanda y evitar roturas de stock.
- Stock de temporada. Es el inventario que tiene como objetivo cubrir los picos de demanda en el año.
- Stock en tránsito. Abarca todos los artículos que se encuentran fluyendo dentro del proceso de fabricación o de distribución y venta.
B) Según la necesidad operativa
De acuerdo a los niveles de existencia que requiera la empresa, las existencias pueden ser:
- Stock mínimo. Es la cantidad más baja de productos que una empresa puede mantener para evitar el desabastecimiento y no arriesgar la distribución o la producción.
- Stock máximo. Es la mayor cantidad de mercancía que se puede almacenar sin generar altos costes en el almacenamiento o pérdidas por obsolescencias.
- Stock cero. Es una estrategia de gestión de stock que consiste en mantener un bajo o ningún inventario, para reducir costes. Se asocia al sistema Just In Time.
- Stock neto. Se refiere a la cantidad de existencias disponibles, después de restar cualquier pedido asignado o pendiente.
Problemas comunes de la gestión de stock
Entre los desafíos más comunes de la gestión de almacenes se encuentran:
1. Variedad de productos
Cuando el stock abarca una amplia gama de productos se deben gestionar patrones de demanda, fechas de caducidad y requerimientos de uso distintos. Esto se complica aún más en caso de productos perecederos, como alimentos y medicinas, o de objetos frágiles, como artículos electrónicos y cristalería, ya que requieren un protocolo especial durante el almacenamiento y transporte.
2. Visibilidad del inventario
No tener la capacidad de controlar y rastrear la cantidad, el estado y la ubicación exacta del stock, en tiempo real, puede generar retrasos en los procesos de picking y packing o envío. Además, esta falta de visibilidad puede dar lugar a roturas de stock o al exceso de inventario.
3. Baja rotación de inventario
Los productos que no se comercializan a la velocidad esperada pueden ocupar un espacio valioso en el almacén, limitar la entrada de nueva mercancía y bloquear el capital durante un largo período. Este problema puede agravarse debido a la falta de organización en las instalaciones.
4. Cambios rápidos en la demanda
Los cambios rápidos en la demanda y la falta de comprensión y previsión de estos cambios puede causar un exceso de productos o la falta de mercancía para satisfacer a los clientes. Incluso, puede llevar a tomar decisiones erróneas, como realizar pedidos urgentes que incrementen los costes.
5. Falta de espacio
Las instalaciones inadecuadas o la sobrecarga de inventario pueden generar problemas para almacenar nuevos productos o dificultar la correcta organización de la mercancía. Esto ralentiza las operaciones de preparación de pedidos e incrementa los costes operativos. Además, aumentan los riesgos de daños a los bienes y los riesgos de accidentes laborales.
6. Falla en la gestión de la información
La falta de integración de sistemas es uno de los grandes problemas que enfrenta la gestión de stock. Sin un sistema que centralice la información, incluyendo la generada en los canales de venta, se dificulta la coordinación de procesos y el acceso a datos actualizados desde distintos departamentos. Esto lleva a la duplicidad de tareas y a caros errores.
Consejos para optimizar la gestión de stock
Como expertos en la logística de aprovisionamiento, a continuación, presentamos siete claves que permiten optimizar la gestión de almacenes.
1. Establecer KPIs
Es fundamental definir los indicadores clave de rendimiento que ayuden a monitorizar la disponibilidad del inventario y la salida y entrada de mercancía. De esta forma, se mejora la planificación para evitar roturas de stock o sobreabastecimiento.
Por ejemplo, entre los principales KPIs están la rotación de inventario, la tasa de desabastecimiento, la pérdida de stock, la contracción de inventario, la tasa de retorno de stock, la tasa de backorders (pedidos pendientes por no tener el producto disponible), etc.
2. Pronosticar la demanda
Esto es crucial para mantener el equilibrio entre el stock disponible y la demanda. Se deben tomar en en cuenta múltiples factores, como las tendencias del mercado, la estacionalidad y la velocidad de venta de cada producto. Incluso, las promociones planificadas.
Es fundamental utilizar un sistema de gestión de almacenes SGA con herramientas de análisis predictivo integradas. Este tipo de software avanzado puede recopilar, almacenar y procesar un gran volumen de datos de distintas fuentes, para identificar los patrones en históricos de venta y las tendencias en el comportamiento del consumidor. Es un sistema que ayuda a tomar decisiones basadas en datos.
3. Clasificar los productos
Se debe aplicar un sistema de clasificación de los productos, que permita priorizar aquellos que realmente tienen mayor valor para el negocio. Existen diversos métodos de agrupación, como:
- La familia de productos, en donde se toman en cuenta las características comunes o el uso del artículo.
- La clasificación ABC. Consiste en segmentar los productos en tres categorías:
- A. Son artículos de gran importancia para la empresa, tienen la mayor rotación y suponen alrededor del 80% de los ingresos.
- B. Productos con un valor medio.
- C. Aunque son los productos más numerosos, son los que aportan menor porcentaje de ingresos.
Una clave de cómo mejorar la gestión de almacenes es implementar un software SGA que rastree los datos clave de cada artículo. Para ello, se debe crear un sistema interno de códigos SKU, con códigos de barras o etiquetas RFID, que faciliten el registro y la localización rápida de los productos.
4. Emplear un sistema de ubicaciones inteligente
Implica establecer políticas o métodos que permitan situar los productos de forma óptima, según múltiples factores, como la caducidad, la demanda, la rotación, el tamaño del artículo, etc.
Un SGA puede determinar automáticamente estos emplazamientos y reubicaciones óptimas de almacenamiento para el stock, basándose en el análisis continuo de los diversos factores mencionados. Ayuda a maximizar el espacio y a reducir el tiempo y esfuerzo que consume el picking.
5. Implementar la reposición automatizada
No se debe esperar a que el stock alcance los niveles mínimos antes de reabastecer el almacén. Para evitar que se agoten las existencias, es importante definir un margen más elevado para los productos críticos y calcular los puntos de reorden (reorder point ROP).
ROP = (Ventas promedio por día x Tiempo de entrega) + Stock de seguridad
Después de definir los puntos de reorden, el software SGA, o el sistema ERP que integre el módulo de almacén, hace seguimiento al stock y genera automáticamente las órdenes de compra, antes de llegar al stock de seguridad. Esto asegura la disponibilidad continua de productos y ayuda a negociar en mejores términos con los proveedores.
6. Automatizar el control de calidad y de la seguridad
Verificar la calidad y el estado de los productos a lo largo de la cadena logística es vital para garantizar la integridad de la mercancía, minimizar errores y disminuir las devoluciones.
Esto implica
- Establecer los procedimiento para el control de calidad, que incluyen los pasos e instrucciones para la manipulación y preparación correcta de los pedidos.
- Integrar la tecnología de sensores inteligentes y dispositivos IoT que permitan monitorear las condiciones físicas del almacén, como la temperatura o la humedad que son cruciales para ciertos productos.
7. Evitar el stock muerto
Para prevenir que los productos con vida útil limitada queden inmovilizados en el almacén, se debe utilizar un sistema de gestión para el seguimiento y reconteo de las existencias. Por supuesto, es necesario implementar previamente códigos de barra o etiquetas RFID para la identificación de cada unidad.
De esta forma, es posible configurar el sistema para que emita alertas ante la detección de fechas de caducidad próximas. Esto permite planificar las próximas compras y gestionar, si es posible, las devoluciones ante los distribuidores.
Métodos de la gestión de stock
La manera en la que se adquieren/producen y se almacenan los productos también es crucial para determinar el éxito en la gestión de stock. Los métodos más usados son los siguientes:
- Método FEFO (First Expired, First Out). Prioriza la expedición de productos con fecha de caducidad más cercana. Por ejemplo, se emplea en la logística de alimentos y medicamentos.
- Método FIFO (First In, First Out). En este caso, los primeros artículos en entrar son los primeros en salir. Puede aplicarse en combinación con el método FEFO.
- Método LIFO (Last In, First Out). Se utiliza cuando los últimos productos en ingresar al almacén son los primeros en comercializarse. Es una opción si se opera en mercados con precios fluctuantes, con productos no perecederos.
- Método Wilson. Optimiza la cantidad de los pedidos, en función de las demandas. Así reduce los costes totales de inventario y de almacenamiento.
- Método JIC (Just in Case). Consiste en calcular de forma precisa el inventario adicional necesario para prevenir escasez, sin aumentar en exceso los gastos de almacenamiento.
- Método JIT (Just in Time): Minimiza el stock almacenado. Su objetivo es asegurar que los productos lleguen ” justo a tiempo” cuando se necesitan para preparar los pedidos, reduciendo costes de almacenamiento.
Beneficios de mejorar la gestión de stock
Optimizar la gestión de stock ofrece múltiples ventajas:
A) Aumenta la eficiencia de las operaciones
Mientras exista mayor organización, control y visibilidad del stock, también se agilizan la búsqueda de los productos y la preparación del pedido. Además, se reducen los errores.
B) Optimiza el espacio del almacén
La gestión de stock permite la clasificación y organización de la mercancía según la rotación de las existencias. Lo que ayuda a aprovechar de mejor forma el espacio disponible.
C) Reduce los costes operativos y evita pérdidas
Una gestión eficiente del stock ayuda a evitar el exceso de inventario. Esto disminuye los gastos de almacenamiento y evita la caducidad u obsolescencia de los productos.
D) Mejora la satisfacción del cliente
La óptima gestión de stock mantiene un flujo constante de los productos disponibles, reduciendo retrasos en las entregas.
E) Mejora la toma de decisiones
La gestión de stock ofrece visibilidad global del inventario, permitiendo conocer en tiempo real qué productos están disponibles, cuáles están agotados, cuáles son los niveles de demanda, etc. Esta información ayuda a planificar y tomar decisiones estratégicas en el reabastecimiento o la producción.
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