El inventario es el activo más importante de cualquier organización. Incluso, para la mayoría de las empresas, el inventario representa el núcleo del negocio. Si hay un exceso de inventario los costes de mantenimiento se elevan, pero si el stock disponible no es suficiente, empiezan a surgir los problemas. Por esto es vital una óptima gestión de inventarios.
Control del inventarios de una empresa
Gestionar el inventario es un proceso amplio y complejo que implica tanto el control de inventarios como la gestión de las relaciones con los clientes y proveedores. Por ejemplo, en un e-commerce, puede abarcar la creación de órdenes de compra, el seguimiento del stock y la selección de las soluciones logísticas para una tienda online.
Por su parte, el control de inventarios es el conjunto de procesos que buscan verificar y regular todos los aspectos relacionados con las existencias de un almacén, para optimizar la entrada, permanencia y salida de los productos.
Este control comprende una monitorización diaria de los artículos, desde que entran a ser parte del stock hasta que llegan a su destino final (clientes o procesos), implicando actividades como la clasificación, ubicación, monitorización y almacenamiento correcto de los productos.
¿El objetivo principal de este control? Garantizar la cantidad óptima de cada artículo o material, para que exista el suficiente inventario disponible cuando la demanda lo requiera. Básicamente, se busca disminuir el riesgo de la falta de existencias y el exceso de stock. Por esto, la meta es reducir el inventario de una empresa, hasta alcanzar el nivel óptimo que asegure la satisfacción del cliente.
Problemas más comunes en la gestión de inventarios
En la gestión de inventarios pueden presentarse problemas que originen bajo rendimiento empresarial, clientes insatisfechos, errores en la contabilidad, etc. Por ejemplo:
1. Control ineficaz o inexistente
Este problema suele ocurrir cuando se utilizan métodos manuales, obsoletos o inconsistentes para el registro y actualización de los datos del inventario de una empresa.
Por ejemplo, cuando se utilizan hojas de cálculo en Excel, programa que no está integrado a los sistemas de venta, se incrementa el trabajo manual y el riesgo de cometer errores. Lo que puede empezar a generar duplicidades y discrepancias en la información.
2. Pésima gestión de almacenamiento
Otro inconveniente en la gestión de inventario de una empresa suele ser la manera inadecuada de organizar y manipular los productos dentro del almacén. Esto conlleva al uso ineficiente del espacio y hace difícil identificar y rastrear los productos, ocasionando demoras en la entrega y mayores costes de almacenamiento.
Además, pueden producirse accidentes laborales, que pueden significar multas, demandas y hasta pérdidas de vidas.
3. Ausencia de un software de gestión
No disponer de un sistema informático que automatice las operaciones relacionadas con el inventario de una empresa trae consigo procesos lentos, errores y limitaciones en la escalabilidad y desarrollo del negocio.
Pueden utilizarse sistemas de gestión empresarial como el ERP con módulo SGA, que permite centralizar la información y controlar diversas áreas de una empresa, incluyendo el almacén.
4. Incapacidad para predecir la demanda futura
El desconocimiento de la demanda futura genera una deficiente planificación de las compras y de la liquidación de los productos, conduciendo a la acumulación de existencias o a la falta de disponibilidad de artículos.
Este problema es consecuencia de la ausencia de softwares logísticos que permitan mantener un registro exacto y consistente del inventario y lleven a cabo el análisis de datos necesarios para detectar tendencias y realizar predicciones.
Beneficios de implantar una gestión de inventarios en mi empresa
Una gestión de inventario eficaz es la base para el éxito de la cadena de suministro y el crecimiento a largo plazo de la empresa. Para lo que es necesario el uso de un sistema de gestión de almacenes y de dispositivos inteligentes que permitan la máxima visualización del inventario.
Entre los principales beneficios de este tipo de estrategias están los siguientes:
- Reducción de costes operativos y ahorro de tiempo. Es posible conocer de forma precisa los tiempos para reponer las existencias y evitar exceso de productos. Además, se minimizan los errores, por lo que se requieren menos recursos para solucionar problemas.
- Gestión eficiente de existencias. Es posible aprovechar mejor los espacios en el almacén o centros de distribución, tanto para reducir costes como para agilizar la cadena de suministro. Por otro lado, se garantiza la trazabilidad de los productos, mediante el uso de etiquetas RFID, que permiten monitorizar los artículos y facilitan su búsqueda en el almacén.
- Optimización de la planificación empresarial. El uso de sistemas de gestión de inventarios o softwares logísticos permite obtener datos precisos, en tiempo real, tanto de las operaciones asociadas al almacén como de toda la cadena de suministro. Esto ayuda a comprender el estado del flujo logístico y a realizar los cambios necesarios que permitan mejorar la experiencia de los clientes.
- Aumento de la lealtad del cliente. Más allá del producto que se les ofrece, los clientes concentran su atención en el servicio que les presta la empresa. Una gestión de inventario digitalizada permite hacer llegar al cliente el producto correcto, en el lugar indicado y en el menor tiempo posible. Sin duda esto crea clientes satisfechos y leales.
Métodos de control de inventarios
En el control de inventarios es imprescindible monitorizar cómo se mueven las existencias dentro del almacén. Alguna de las técnicas que se aplican para lograr este control son las siguientes:
ABC
En este método se clasifican los productos en tres categorías: A, B, y C, según su importancia, precio medio y volumen de ventas:
- Clase A. En esta categoría se encuentran los productos de elevado coste y alta calidad qué requieren un control estricto.
- Clase B. Abarca los artículos de precio medio y con un volumen de ventas medio.
- Clase C. Aquí están los artículos de menor precio y valor, por lo que requieren menor atención. Pero presentan altas ventas, por lo que tienen mayor rotación.
PEPS
También llamado método FIFO (first in, first out), consiste en dar prioridad en el envío a aquellas existencias que son más antiguas. Es decir, el primer artículo que entra debe ser el primero en salir. De esta forma, se evita el deterioro de productos perecederos, como alimentos o medicamentos, y se garantiza la entrega de productos frescos al cliente.
EOQ
Economic Order Quantity EOQ, o Cantidad Económica de Pedido CEP, es un método de control de inventarios que ayuda a obtener la cantidad ideal de unidades que se deben comprar para satisfacer la demanda, minimizando los costes.
Consiste en aplicar la fórmula:
EOQ = √(2DS/H)
Donde:
- D = demanda anual en unidades.
- S = costo del pedido.
- H = costes de mantenimiento (por unidad, por año).
UEPS
También conocido como método LIFO (last in, first out), consiste en enviar primero el lote de artículos más reciente. Es decir, aquellos productos que han llegado recientemente al almacén (comprados o producidos) son los primeros que se venderán y enviarán a los clientes. Solo se emplean en productos no perecederos.
¿Cómo mejorar la gestión de inventarios de una empresa? 5 pasos
A continuación, describimos los principales pasos a seguir para optimizar la gestión de inventarios en una empresa:
1. Desarrollar un plan logístico integral
Este plan debe abarcar todo el flujo logístico, desde el proveedor hasta el cliente final. Es preciso incluir aspectos como la selección de proveedores, plazos de entrega, métodos de transporte, puntos de almacenamiento, la distribución y la devolución de productos.
El plan debe estar alineado con los objetivos comerciales de la empresa, así como con las necesidades del cliente.
2. Definir las estrategias para la gestión y control del almacén
No es posible tratar a todos los productos del almacén de la misma manera. Por lo que es preciso seleccionar qué técnicas de control de inventarios implementar, como FIFO, ABC, UEPS, CEP, etc.
Cada estrategia tiene ventajas y desventajas. En consecuencia, se deben seleccionar tomando en cuenta el tipo de producto, el nivel de demanda, el costo de almacenamiento y el nivel de servicio deseado, entre otros factores.
3. Realizar seguimiento de inventario
Este paso significa mantener actualizadas las cantidades disponibles de los productos. Para lo que es necesario realizar un seguimiento continuo de las operaciones de ventas y envíos de los productos, con el fin de tener un registro preciso y actualizado.
Puede utilizarse un inventario cíclico, una técnica de inventariado que permite conocer con exactitud con qué productos cuenta la empresa. Se pueden dividir los artículos en grupos o establecer ciclos para realizar conteos periódicos, en lugar de un único inventario general.
4. Digitalizar y automatizar el control del inventario
En la era actual, es necesario invertir en un sistemas de gestión de almacenes que sirvan de plataforma para centralizar la información y permitan:
- Automatizar los procesos y tareas (pedidos, facturación, envío, devolución…),
- Monitorizar las existencias y capturar datos en tiempo real.
- Analizar datos.
- Programar alarmas que alerten ante el riesgo de excesos o desabastecimientos de productos.
5. Medir el rendimiento de la gestión
Finalmente, es vital establecer indicadores clave de desempeño (KPI) que permitan evaluar y cuantificar los índices asociados al nivel de servicio, la rotación de inventario, el volumen de ventas, etc. De esta manera es posible evaluar la efectividad de la gestión de inventarios y conocer si se han alcanzado los objetivos establecidos.
¿Cuánto cuesta un sistema de control de inventarios?
El costo de un sistema para gestionar el inventario de una empresa depende de múltiples factores:
- La forma de instalación: entornos cloud públicos o privados o servidores locales.
- La modalidad del uso de la licencia: un pago único por licencia o el pago mensual por el uso del sistema.
- Las funcionalidades que requiera la empresa para la gestión de inventario.
- La personalización del sistema, etc.
Desde MOLDSTOCK aportamos nuestra experiencia y know-how para incrementar la capacidad competitiva de tu empresa. Contáctanos. Te ayudamos a definir la mejor estrategia para optimizar cada una de las operaciones de la cadena de suministro.
