Guía para adoptar un inventario cíclico en tu empresa: ventajas y herramientas

Prevenir el desabastecimiento, o el sobrestock, ayudar a tomar decisiones, reducir los costes de almacenamiento… son algunas de las ventajas de la precisión del inventario que todos conocen. Pero, ¿cómo mantener esta coherencia y precisión en los datos, especialmente en los entornos con alta rotación de productos? Adoptar un inventario cíclico es una de las estrategias más utilizadas.

¿Qué es y cuál es la importancia de un inventario cíclico?

El inventario cíclico, o conteo cíclico, es un método de recuento periódico que consiste en verificar de forma programada y continua un pequeño porcentaje del stock, con el fin de identificar y corregir cualquier discrepancia entre los registros teóricos y las existencias físicas.

En lugar de un inventario general, anual o semestral, el conteo cíclico se ejecuta sobre una parte puntual del stock, sobre categorías de productos seleccionados o sobre ubicaciones concretas. 

Una de sus ventajas es que es menos disruptivo para las operaciones diarias, porque no requiere paralizar todo el almacén ni movilizar a todo el personal para hacer un conteo masivo. Además, como el recuento cíclico se realiza continuamente, normalmente a diario, permite detectar a tiempo errores e irregularidades que, de acumularse hasta el próximo conteo, se convertirían en una incidencia mayor o en una grave desviación de inventarios. Algo especialmente importante en la logística ecommerce. 

¿Cómo adoptar un inventario cíclico paso a paso?

Para implementar un inventario cíclico se debe diseñar un plan estructurado en donde se garantice la consistencia y trazabilidad de cada fase. Las etapas de este proceso son las siguientes: 

1. Planificación de ciclos de conteo

El punto de partida es segmentar los productos según el criterio más adecuado, la velocidad de rotación, el valor unitario o la crucialidad para el negocio. Existen diversas técnicas de conteo cíclico, por ejemplo:

El cronograma puede incluir conteos diarios o regulares, incluso puede abarcar también un inventario anual general de todo el almacén. En cualquier caso, en la planificación es importante considerar:

• ¿Cuántos SKUs se desean contabilizar por ciclo? Los SKU de mayor valor o mayor rotación suelen contarse con mayor frecuencia. 
• ¿Cuáles son los recursos disponibles para el conteo? ¿Cuántos empleados están disponibles y cuánto tiempo pueden enfocarse en el cómputo de stock? Normalmente se planifica antes de finalizar el turno. Es recomendable destinar un personal específico en el equipo de conteo.
• ¿Cuál será la frecuencia del conteo? Depende de la cantidad de SKU a contabilizar cíclicamente en el año. Por ejemplo: Si tienes 1200 SKU:
  • 1200 SKU ÷ 12 meses = 100 SKU al mes.
  • 100 SKU ÷ 4 semanas = 25 SKU a la semana.
  • 25 SKU ÷  5 días laborables = 5 SKU al día.

2. Implementación de ciclos

¿Adoptar un inventario cíclico manual o uno automatizado? 

• Los recuentos cíclicos manuales consumen mano de obra y tiempo, y son procesos que resultan ineficientes y susceptibles a errores. En un almacén no automatizado, el operario recibe la orden para el conteo cíclico, con las listas de inventario impresas. Así que debe caminar hasta las zonas dentro del almacén en los que se realizará el conteo. ¿Y si no consigue alguno de los productos? Continuará caminando entre los pasillos. El operador deberá contar manualmente cada producto, según el listado en físico. Al terminar, volverá a la central y entregará la lista de verificación, en donde otros empleados ingresan los datos “manualmente” en el sistema. Y si el almacén cuenta con distintos productos (materia prima, productos semiterminados, productos terminados), el proceso es más complejo y lento, tanto por la ubicación como por la codificación de los productos. No se permite realizar operaciones de picking, almacenamiento ni traslado de materiales o productos en la zona asignada al recuento.
• Los recuentos cíclicos automatizados optimizan los tiempos de conteo y garantizan la precisión de los datos. En un almacén semiautomatizado con un sistema de gestión (WMS o ERP con módulos de almacenes) integrado a terminales portátiles, a lectores de códigos de barras o dispositivos RFID se agiliza la captura de datos y se sincronizan los datos del inventario, en tiempo real. Esta integración resulta fundamental para una gestión de inventario eficiente. 
  • El operador utiliza un dispositivo móvil, en lugar de una lista en papel. Recibe la orden digital del conteo cíclico para la semana, y el mismo dispositivo le guía dentro del almacén hacia las ubicaciones exactas de los productos (pasillo, nivel, posición y la mejor secuencia de recorrido). El conteo lo realiza escaneando el código de barras o etiquetas RFID de los artículos, confirma la cantidad y valida la operación. La información se actualiza en la base de datos del sistema de gestión de almacenes, con una alta precisión. En este tipo de conteo, el sistema WMS bloquea temporalmente las ubicaciones o los SKUs programados en el sistema, para evitar movimientos físicos o transacciones de dichos productos durante el proceso del recuento.

Por supuesto, también se puede adoptar un inventario cíclico 100% automatizado y robotizado, que lleva la precisión a otro nivel. Por ejemplo, mediante los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación AS/RS.

3. Auditorías internas 

Tras cada ciclo de conteo, el supervisor de turno debe revisar las diferencias entre el stock teórico y el stock físico o real y actuar según el protocolo estándar definido. Por ejemplo:

• En caso de detectarse pequeñas variaciones, debidas a errores de picking o a recepciones mal registradas. Se corrige en el WMS incorporando notas de ajuste y documentando la causa raíz de la variación. 
• En caso de discrepancias mayores o recurrentes, se debe también activar un plan de acción correctiva, que incluya:
  • Revisión de los procesos de recepción.
  • Reentrenamiento del personal.

4. Análisis externos

Además de la auditoría interna siempre es recomendable que un consultor especializado externo lleve a cabo una revisión periódica del proceso de reconteo. Son auditorías que:

• Validan la integridad del proceso y contribuyen al control de inventario.
• Garantizan el cumplimiento de políticas de trazabilidad.
• Aportan propuestas de mejora, basadas en los benchmarks del sector.

Formación y capacitación del equipo para tener éxito con un inventario cíclico 

La ejecución eficiente y precisa de un inventario cíclico no sólo depende de la planificación que se realice o de la tecnología implementada. La capacitación de los operadores del almacén también es indispensable para la gestión exitosa del reconteo. ¿Qué debe abordar su formación? Principalmente: 

• Conocimiento del proceso de conteo. El personal debe ser capaz de comprender la lógica del proceso y la finalidad.
• Cultura de mejora continua. Es una filosofía de trabajo que impulsa al trabajador a analizar y optimizar de forma constante sus procesos individuales, buscando reducir errores para ofrecer mejores resultados operativos.
• Uso de herramientas tecnológicas, de los dispositivos móviles, el WMS, los dispositivos de escaneo. El objetivo es que el operador ejecute el conteo con alta velocidad y precisión, evitando errores de captura. 

¿Es posible el error humano a pesar de la automatización? Sí. En entornos de trabajo con un ritmo acelerado, el operador puede olvidar escanear determinados SKUs o ignorar zonas del almacén. Por ello es importante capacitar al empleado sobre los flujos adecuados de escaneo. 

Por su parte, los supervisores o jefes de almacén deben fomentar la cultura de calidad. Por ejemplo, realizar reuniones periódicas para revisar los resultados, o programar eventos Kaizen, en donde el propio equipo (empleados de diferentes niveles) identifica cuellos de botella y propone mejoras. 

Tecnologías y herramientas adecuadas para gestionar un inventario cíclico 

El soporte tecnológico es crítico para la precisión del inventario cíclico. Veamos las principales herramientas: 

• Sistema de gestión de inventario WMS, con módulos específicos de recuento cíclico, permite parametrizar ciclos ABC, generar listados de conteo dinámicos y gestionar flujos de trabajo automáticamente. Las principales soluciones en el mercado ofrecen dashboards de control que muestran el estado de cada ciclo en tiempo real y alertas de desviaciones críticas.
• ERP con módulo de gestión de inventario. Cuando la operación logística está integrada al sistema ERP corporativo, los módulos de inventario permiten coordinar el conteo cíclico desde una perspectiva global, relacionando datos de compras, producción, ventas y existencias.
• Lectores de datos RFID o código de barras 2D mejora la velocidad de conteo y reduce la posibilidad de errores de digitación. 
• Pick-to-light. Es un sistema que guía visualmente al operador hacia las ubicaciones a controlar.
• Business intelligence BI. Las herramientas de inteligencia empresarial facilitan el análisis de las discrepancias y los patrones de error.
• Integración con sensores IoT, para el conteo cíclico automatizado. Es una solución que opera mediante el seguimiento constante de inventario y la actualización de la base de datos del WMS, en tiempo real. 
• Sistemas AS/RS, como grúas para estanterías, módulos de elevación vertical, carruseles horizontales (en almacenes totalmente automatizados). Son sistemas que mantienen un recuento del contenido a través del rastreo de cada movimiento de los productos. Lo que elimina los recuentos físicos cíclicos y ofrece unos datos previos sobre el stock en todo momento. 

¿Cuánto cuesta implementar un sistema de inventario cíclico?

El coste de adoptar un inventario cíclico depende fundamentalmente del nivel tecnológico de partida del almacén, así como de su tamaño. Por ejemplo, en un almacén con un WMS ya en uso, la inversión se concentrará en configurar los módulos de ciclo de conteo, que probablemente sean licencias adicionales, en la adquisición de los terminales portátiles o lectores RFID (dispositivos de captura).

Si la empresa parte de un sistema de gestión manual, el proyecto de adoptar un inventario cíclico requiere que se añada el gasto de implementar un WMS. En cualquier caso, se deben considerar los gastos de formación y los posibles servicios de consultoría externa para diseñar el proceso.

Adoptar un inventario cíclico aporta beneficios a lo largo del tiempo:

• Mayor precisión del inventario. No sólo se reducen las discrepancias entre el inventario teórico y el real, también es posible detectar y resolver cualquier error rápidamente. Lo que asegura datos fiables y actualizados, y ayuda a la toma de decisiones informadas. 
• Menor impacto operacional. El inventario cíclico puede integrarse a los flujos de trabajo. Permite programar recuentos pequeños y gestionables, sin comprometer la productividad y sin detener todo el almacén.
• Optimización del control de Inventario. El conteo cíclico mejora la planificación de reabastecimientos. Por ejemplo, puede ayudar a verificar los artículos de demanda estacional o la disponibilidad del stock con mayor salida. 

Desventajas o limitaciones del inventario cíclico 

Al adoptar un inventario cíclico también se deben superar algunos desafíos: 

• Gestionar eficazmente las discrepancias del inventario. Requiere disciplina, capacitación de los empleados y análisis de datos que identifiquen los patrones.
• Garantizar la coherencia de los datos en todas las instalaciones del almacén. Es preciso implantar un procedimiento estándar de conteo en cada centro logístico e integrar los sistemas para centralizar los datos del inventario en tiempo real. 
• Reducir el error humano, en los procesos de conteo manuales. La solución es la automatización parcial o total. 

¿Es el inventario cíclico adecuado para tu empresa?

Esto depende del volumen, la complejidad y la importancia operativa de tu stock. Si tu empresa gestiona un inventario reducido, en una sola instalación y, además, puedes contabilizarlo de forma completa sin interrumpir las operaciones ni afectar la atención al cliente, realizar un inventario físico anual puede ser suficiente y operativo.

Si trabajas con un almacén de tamaño medio o grande o con productos de alta rotación y valor, depender sólo de un inventario físico anual puede implicar diversos riesgos, como errores no detectados y rupturas de stock imprevistas. En estos casos, el conteo cíclico es la opción más eficaz, ya que te ayuda a realizar verificaciones continuas sin necesidad de parar las operaciones y te asegura mayor precisión en los registros.

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