No saber cuándo llegará la carga, tener bloqueada la mercancía en la aduana, no contar con visibilidad en tiempo real del envío y tener la incertidumbre de estar trabajando con documentos desactualizados son sólo algunos de los cuellos de botella en la logística, sinónimos retrasos, falta de datos e interrupciones.
¿Qué son los cuellos de botella en logística?
Los cuellos de botella son los puntos, fases o procesos de una cadena de suministro que dificultan, ralentizan o impiden el flujo de materiales, de productos o de información.
Estos obstáculos pueden ser de cualquier dimensión, tan pequeños que la empresa seguirá funcionando, aunque las operaciones serán cada vez menos veloces, o tan grandes que sea inevitable la paralización temporal de la cadena de suministro, con todo los gastos y/o pérdidas que esto supone.
Tipos de cuellos de botella en logística
Según las distintas etapas de la cadena de suministro, los cuellos de botella en los procesos logísticos pueden ser:
1. Cuellos de botella operativos
Están asociados a la pésima coordinación o la ineficiencia de los procedimientos específicos de un determinado proceso, como del transporte, de la gestión de almacén, de la gestión de pedidos, etc.
2. Cuellos de botellas físicos
Se generan en caso de que las restricciones en la capacidad física (espacio, equipos e infraestructuras) de una empresa obstaculicen la gestión y movimiento de los materiales y productos.
3. Cuellos de botella tecnológicos
Aparecen debido al uso de herramientas tecnológicas antiguas o a la falta de integración de los sistemas de tecnologías que se emplean.
4. Cuellos de botella en el personal
Se generan por la falta de personal cualificado o por la escasez de mano de obra.
Principales causas de los cuellos de botella
Veamos las razones más usuales por las que las empresas fabricantes o distribuidoras pueden presentar cuellos de botella a lo largo de sus operaciones.
A) Capacidad limitada
Cuando las infraestructuras logísticas no son adecuadas, o cuando los activos de la empresa no son suficientes, se crean restricciones en los procesos. Por ejemplo, si las instalaciones de los almacenes no cuentan con el espacio suficiente para el stock requerido, se crea una congestión de mercancía.
B) Tecnología obsoleta
Por otro lado, las empresas que aún dependen de métodos manuales de gestión o de sistemas desactualizados son más propensas a los errores humanos, a las pérdidas de documentos y a la inconsistencia de los datos. Esto conduce inevitablemente a la ralentización de la cadena de suministro y a la falta de sincronización entre departamentos.
C) Demora en el transporte
Algunos factores externos, como el tráfico, el clima o la propia congestión en los puntos de descarga producen retrasos en el transporte de las mercancías. Estas demoras no sólo afectan negativamente el tiempo de entrega, también pueden generar la acumulación de existencias en los almacenes, así como atrasos en la producción.
D) Falta de capacitación
Tanto la insuficiencia de personal como la poca formación de los operadores, en las áreas clave de la logística, genera cuellos de botella que limitan la capacidad operativa de la empresa.
E) Error en la previsión de la demanda
Realizar una predicción errada o imprecisa de la demanda no permite la planificación adecuada de la producción. Además, puede generar desequilibrios en la gestión de compras o en los niveles de inventario. En este escenario, se crean cuellos de botella en la logística y la empresa no puede adaptarse a los cambios en la demanda.
F) Comunicación ineficiente
La falta de coordinación y de una comunicación efectiva entre los diferentes departamentos, o de la empresa con los proveedores, distribuidores o transportistas, dificulta la fluidez en la cadena de suministro. Principalmente, se genera incertidumbre, ineficiencia y retrasos en la toma de decisiones, lo que se convierte en un cuello de botella en la logística.
G) Gestión de inventario inadecuada
La discrepancia de datos entre el inventario físico y el registrado, así como mantener un exceso de existencias o no prever la cantidad de stock mínima o de seguridad puede saturar el almacén, generar errores en las entregas e interrumpir el proceso de producción.
¿Cómo solucionar cuellos de botella en logística?
Eliminar los cuellos de botella en logística requiere aplicar un enfoque estratégico y utilizar las tecnológicas adecuadas para facilitar tanto el flujo de información como el de productos. La clave está en:
1. Evaluar los procesos
El primer paso para solucionar los cuellos de botella en la logística es realizar un diagnóstico exhaustivo de cada proceso de la cadena de suministro, con el fin de identificar el punto u operación que está ralentizando o bloqueando el flujo de materiales o mercancías.
¿Cómo detectar con precisión dónde se genera la congestión?
- Visualizar de manera integra la cadena de suministro, mediante el sistema de gestión de almacenes WMS.. Este software automatiza los procesos y permite visualizar en tiempo real los flujos de trabajo en el almacén. Esto permite comprender cómo se conecta cada actividad y cómo incide una sobre otra.
- Utilizar los métodos clave para detectar cuellos de botella en la logística, como la metodología Kanban (mediante tablero digital de filas y columnas) para organizar el caos y detectar problemas. Los pasos son los siguientes:
- Define los flujos de trabajo, reconociendo los estados por lo que debe pasar cada tarea, como “en curso”, “listo”, “pendiente” y “revisar”.
- Establece una cantidad máxima de tareas que pueden realizarse en cada fase del proceso. De esta forma es posible centrar la atención en las tareas urgentes e importantes.
- Supervisa los flujos de trabajo. Para esto es esencial contar con softwares que automaticen los procesos asociados a la logística, como el ERP, el WMS, el CRM, etc.
- Detecta las pistas que pueden indicar alguna alteración o bloqueo en el flujo de trabajo, como la tareas bloqueadas en exceso y la presencia de tareas con poco valor.
- Analizar las causas de los cuellos de botella. Lo que implica determinar el porqué alguna fase está bloqueada o porqué se retrasa.
2. Implementa las soluciones
Al determinar cuáles son las causas de los cuellos de botella es preciso planificar las acciones correctivas. Por ejemplo:
- Redistribuir los recursos y asignar de manera eficiente las tareas, Esto ayuda a evitar sobrecargas en puntos específicos de la cadena. Por ejemplo,
- En la fase de expedición, una de las soluciones es la planificación de rutas mediante un sistema de gestión de transporte.
- En la fase de producción, el ajuste de los turnos o la incorporación de nuevos puestos de trabajo pueden ayudar a eliminar puntos críticos.
- Contar con un partner logístico que proporcione un servicio de almacenamiento seguro y de alta calidad, o que guíe a la empresa en la optimización de sus instalaciones logísticas.
- Establecer una estrategia de inventario basada en la demanda real y en la previsión de los picos de demanda. Esto ayuda a evitar el exceso de mercancía. Se deben emplear sistemas impulsados por la IA, que no sólo pueden predecir la demanda, también ajustan la capacidad de los sistemas en tiempo real, lo que evita la sobrecarga de recursos. Por ejemplo, puede ajustar la velocidad de las líneas de producción.
- Implementar tecnología de automatización es clave para eliminar la mayoría de los cuellos de botella en la logística. Por ejemplo:
- Automatización de procesos, mediante softwares, como el WMS que automatiza la gestión de inventario, para un control preciso de las existencias.
- Automatización física, mediante robots de almacén, transportadores inteligentes o sistemas de clasificación automática, entre otras herramientas.
3. Evaluar los resultados
También es necesario estudiar la efectividad de las medidas para la eliminación o disminución de los cuellos de botella en la logística. Se debe:
- Establecer los KPI en la cadena de suministro, como la tasa de devoluciones por errores o el tiempo de entrega del pedido.
- Comparar los KPI tomados antes y después de la implementación de soluciones.
- Llevar a cabo una monitorización continua, que permita la recolección de datos tanto para asegurar la eficiencia logística como para identificar nuevos puntos críticos.
¿Cómo prevenir un cuello de botella en logística?
La prevención de cuellos de botella, así como su detección y abordaje proactivo son estrategias cruciales para mantener la eficiencia a largo plazo en el sector logístico.
Un operador experto en logística integral puede ayudar a las empresas a identificar los cuellos de botella y a acompañar en la implementación de las siguientes medidas preventivas:
1. Evaluar la estructura de datos interna
¿Qué datos logísticos almacena los sistemas de la empresa? ¿Con qué información cuenta? Tener los datos adecuados permitirá responder rápidamente a cualquier posible obstáculo, evitando que los contratiempos se transformen en cuellos de botella.
Por ejemplo, mantener una base de datos centralizada, con los niveles de inventario, los volúmenes de ventas y el espacio de almacenamiento disponible otorga una visión completa del estado de la cadena de suministro. Lo que es crucial para emitir la órdenes de compra, aceptar pedidos, evaluar rentabilidad, etc.
2. Centralizar la comunicación
Otro paso esencial para prevenir todo cuello de botella en la logística es la adopción de una plataforma única para la gestión, creación y almacenamiento de documentos y para las comunicaciones internas.
Por ejemplo, las App para que los transportistas puedan informar sobre el proceso de envío, reportar sus incidencias y subir facturas o documentos de carga digitalizados. Mientras que un sistema de gestión documental permite el trabajo colaborativo y posibilita a los usuarios autorizados tener acceso a la última versión de los archivos.
3. Utilizar modelos de simulación
La simulación es una técnica que permite a las empresas recrear, mediante un programa informático, las características y comportamientos de un proceso o de una etapa de la cadena de suministro. Este modelo ayuda a evaluar digitalmente cómo se comporta el flujo logístico bajo diferentes variables, condiciones y escenarios.
Por ejemplo, es posible evaluar cómo posibles cambios en la demanda estacional o un incremento en la flota de vehículos podrán afectar las operaciones. Por lo que facilita la identificación anticipada de posibles cuellos de botellas en la logística y planificar estrategias de prevención.
4. Tomar decisiones informadas
La toma de decisiones debe realizarse con base en la información actualizada sobre precios, ventas, existencias, rutas, pedidos, fechas de envío, llegadas estimadas, los picos de demanda previstos, etc.
Cuando los equipos cuentan con los accesos o autorizaciones necesarias para visualizar la información oportuna, es posible mantener la fluidez de las operaciones internas y planificar de forma proactiva.
Beneficios de eliminar los cuellos de botella en logística
A continuación, mencionamos algunos beneficios que obtienen las empresas al resolver los cuellos de botella en la logística:
Mayor eficiencia operativa
Al eliminar o disminuir las obstrucciones y la demora, el flujo de trabajo se agiliza y los recursos son consumidos de manera óptima.
Reducción de costos operativos
Solucionar los cuellos de botella en la logística disminuye los gastos asociados al almacenamiento, al transporte urgente y a los errores de inventario.
Aumento de la satisfacción del cliente
Un sistema logístico sin obstrucciones permite cumplir con los tiempos de entrega previstos y asegurar la disponibilidad de los productos. Aspectos esenciales para fidelizar al cliente.
Mayor flexibilidad
Las organizaciones que gestionan eficazmente sus cuellos de botella se encuentran más preparadas para adaptarse y responder a las variaciones en el mercado. Además, pueden escalar sus operaciones y aprovechar las nuevas oportunidades.
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