Preparación de pedidos: Claves para una mejor operativa en logística

Optimizar la preparación de pedidos permite reducir costes operativos y aumentar la rentabilidad. Para lograrlo se deben dotar a los almacenes de tecnologías apropiadas, así como implementar métodos especializados. Sólo asegurando la eficiencia de la primera milla se completará con éxito la entrega de la mercancía. 

¿Qué es la preparación de pedidos y por qué es clave en la logística?

La preparación de pedidos, también conocida como picking o gestión de pedidos, es el proceso de localizar, seleccionar y recolectar un conjunto específico de productos de un almacén, con el objetivo de completar un pedido del cliente. 

• Algunas veces esta recolección de artículos se realiza manualmente por el preparador de pedidos, aunque de una forma optimizada mediante algunas herramientas digitales. 
  • Por ejemplo, con integrando los wearables con softwares integrados, dispositivos portátiles que el trabajador ajusta en su mano para escanear la mercancía.  
• En almacenes semiautomatizados o automatizados intervienen maquinaria o sistemas que realizan la selección, extracción y/o el transporte interno de la mercancía para presentarlo al operador, o para recibir los artículos de él. 
  • Desde sistemas sencillos como pick-to-light, pasando por herramientas de trazabilidad (como sensores y etiquetas RFID), hasta softwares inteligentes, equipos robóticos o sistemas de almacenamiento y recuperación AS/RS que se integran para autogestionar el almacén. 

En cualquier caso, el proceso de preparación de pedidos debe ser eficiente. ¿Qué significa? Principalmente, mantener la ejecución de los pasos (ubicación, selección, transporte interno, verificación…) dentro del tiempo estipulado y garantizar la extracción de los artículos correctos, según el pedido. Después la mercancía pasa a la estación del embalaje para su envío. 

El picking es el corazón de la logística. ¿Por qué? Tiene como meta garantizar que el producto correcto llegue al punto de venta, o a las manos del cliente, en el plazo prometido. Paso fundamental para asegurar una buena experiencia de compra: sin demoras, sin errores, con un control preciso del stock… Por supuesto, cada operación logística puede requerir un método de picking distinto. 

Tipos de picking en la preparación de pedidos

Según la naturaleza del producto, el volumen de pedidos o, incluso, el diseño del almacén, debe implementarse el método de picking adecuado.  Normalmente se emplea un método mixto, combinando distintos sistemas de preparación de pedidos, cada uno para zonas diferentes del almacén.  

A) Picking discreto: pedido por pedido

La recogida discreta es un método sencillo. Cuando un cliente realiza un pedido, el sistema de gestión de almacén SGA procesa la orden y genera una lista de picking a la que asigna un operario. Este trabajador, asistido por un dispositivo móvil conectado al WMS, se moviliza dentro del almacén para recoger, uno a uno, todos los artículos hasta completar el pedido. Seguidamente, los productos son trasladados al área de embalaje. 

¿Si se recibe otro pedido? El proceso de preparación de pedidos se repite, sólo después de completar el anterior. Su principal desventaja es que el operario debe recorrer continuamente el almacén para cada pedido, lo que aumenta el tiempo de desplazamiento y el coste de la mano de obra.

• El picking discreto puede ser efectivo en almacenes con volúmenes de pedidos pequeños y personalizados, especialmente donde la precisión es crítica y los pedidos tienen un alto valor.

B) Recolección por lotes

El picking por lotes agrupa varias órdenes en un solo recorrido. En primer lugar se identifican los pedidos similares, según el SKU (código único) u otros criterios. Después el sistema genera una lista de picking integral, que será la que guía a los operarios asignados para recoger los artículos. Al completarlos, los productos son clasificados según los pedidos individuales, para ser embalados y enviados.  

• El método batch picking disminuye significativamente los desplazamientos del operario dentro del almacén. Lo que también permite a los recolectores procesar más pedidos en menos tiempo. 
• Es útil cuando muchos pedidos comparten productos o destinos comunes. A cambio, requiere un paso adicional de clasificación después de la recolección.

C) Picking Person-to-Goods

La preparación de pedidos persona a mercancía consiste en que el operario recorre los pasillos del almacén, realizando la búsqueda, selección y extracción manual del artículo de la estantería, para luego trasladarlo a la estación de embalaje. 

• En la automatización del picking Person-to-Goods, el preparador del pedido también se desplaza por el almacén, se dirige al punto de recogida del artículo y retira el artículo del estante, con la diferencia de que lo deposita en un robot móvil autónomo AMR (vehículo que navega mediante rutas generadas por un software inteligente). Después, tanto el operador como el vehículo se dirigen por separado hacia otro punto de ubicación de la mercancía para otra recogida. 
• Para reducir el tiempo de recorrido interno, los preparadores de pedidos cuentan con tecnología portátil, como gafas inteligentes o pantallas de muñeca, en conjunto con sistemas de cumplimiento de pedidos como pick-to-light o pick-to-color.

D) Picking Goods-to-Person

Mercancía a Persona GTP es un método de picking de almacenes automatizados, en donde robots, fijos o móviles (vehículos AMR) seleccionan y entregan los productos a los empleados para que preparen el pedido. De esta forma el personal no recorre el almacén, o se desplaza lo mínimo.

Son diversas las tecnologías que pueden implementarse en la preparación de pedidos Good-to-Person. Como los sistemas de almacenamiento y recuperación automatizados AS/RS, que puede entregar los artículos en una bandeja o contenedor. 

Por ejemplo, en 2021, Decathlon de Kushan (China’s Jiangsu Province) triplicó su eficiencia operativa gracias a un sistema de picking Goods-to-Person, basado en la tecnología RFID y la incorporación de 46 robots autónomos. El almacén contaba con 300.000 artículos y más de 20.000 SKUs. La eficiencia de la preparación de pedidos aumentó, alcanzando las 300 piezas/hora. Al día, la capacidad de envío se disparó a 40.000 piezas. 

E) Cross docking

El cross docking es un método de preparación de pedidos en el que se elimina o minimiza el periodo de almacenamiento. Bajo este sistema se omite la fase del picking. La mercancía permanece sólo un corto tiempo en el almacén, no se emplean estanterías. 

• La mercancía se recibe según el ritmo de los pedidos. Puede recepcionarse ya embalada. Si es necesario, en el centro de distribución se realiza un reembalaje o la consolidación de pedidos. 
• Inmediatamente se carga en el medio de transporte para su entrega al cliente. Por lo que no existe etapa de almacenaje, pero requiere total coordinación entre proveedores, distribuidores y transportistas.

Errores comunes en la preparación de pedidos

Incluso en los buenos sistemas de preparación de pedidos es posible que se produzcan fallas en la práctica logística. A continuación se detallan algunos de los errores más frecuentes durante el picking.

1. Duplicación de pedidos

Surge cuando dos operarios recogen simultáneamente la misma orden sin saberlo, generalmente por falta de coordinación y deficiencias de visibilidad en el sistema de asignación de tareas. El resultado es que el cliente recibe el doble de productos, provocando pérdidas económicas y disminuyendo la confianza del cliente.

2. Selección incorrecta de productos

En almacenes con gran variedad de referencias, como en el sector del calzado o de la moda, o en los centros logísticos con cambios frecuentes de stock, es fácil confundir modelos, tallas y colores similares. Este error genera pedidos incompletos o erróneos que llegan al cliente. Lo que se traduce en costes de devoluciones y en el daño de la reputación de la empresa.

• Solución: el uso de tecnologías de verificación como el escaneo de códigos de barras o QR durante la recogida. 

3. Falta de información en tiempo real sobre el stock

Cuando se opera sin un control actualizado del inventario, aparecen errores que terminan en cancelaciones o devoluciones. Es usual que un artículo aparezca disponible en el inventario, pero en realidad esté agotado, por lo que se prepara un pedido que luego no puede enviarse. 

• ¿Qué hacen los grandes almacenes? Por ejemplo, para la máxima trazabilidad de sus productos, Zara del grupo Inditex incorpora etiquetas inteligentes RFID en cada prenda, desde su fabricación. Lo que permite conocer la ubicación exacta de cada prenda en tiempo real, a lo largo de toda su cadena logística, tanto en almacenes como en tiendas.

4. Pedidos incompletos o mal empaquetados

Un pedido puede recogerse correctamente en términos de producto, pero fallar en el embalaje. Por ejemplo, etiquetas ilegibles, cierres de caja defectuosos o embalajes inadecuados pueden dañar la mercancía o confundir al transportista. 

• Solución. 
  • Seguir protocolos de verificación post-picking. Chequear cada artículo antes de cerrar el paquete, y utilizar materiales y técnicas de embalaje estándares. 
  • Automatizar las operaciones de embalaje. Por ejemplo, implantando máquinas cerradoras precintadoras de cajas de cartón, que se ajusten inteligentemente a cada formato del embalaje. 

5. Rutas ineficientes dentro del almacén

Gran parte del tiempo del operario de picking se invierte en desplazamientos internos. Para optimizar esta fase se emplean aplicaciones con algoritmos de rutas inteligentes que calculan el camino óptimo entre ítems de pedidos múltiples. 

¿Cómo ayuda a las empresas una buena preparación de pedidos?

Veamos cómo la excelencia en la preparación de pedidos aporta ventajas logísticas en diferentes flancos:

1. Mejor organización del almacén

Un picking eficiente obliga a ordenar el almacén en función de la demanda y la frecuencia de los productos. 

• Por ejemplo, ubicar los artículos más vendidos cerca de la zona de expedición, o aprovechar de forma óptima el espacio vertical y horizontal. Es una forma de minimizar los cruces de rutas entre los procesos de recepción y envío.

2. Seguimiento en tiempo real de los pedidos

La correcta preparación de pedidos suele ir acompañada de sistemas tecnológicos avanzados, como etiquetas RFID, sistemas WMS, conexiones en red de máquinas y robots… Lo que facilita el seguimiento inmediato de cada producto y pedido. 

3. Reducción de devoluciones y errores de envío

Una preparación de pedidos precisa minimiza las incidencias operativas. Evita la entrega de productos equivocados o dañados que generan costes asociados a reprocesos, reclamaciones y de logística inversa. Además, mejora la imagen de la empresa y eleva la confianza del cliente.

4. Mayor eficiencia en la última milla

El picking es el inicio de la primera milla de la cadena logística. Por lo que la eficiencia y precisión en la recolección de los productos es fundamental para el éxito en la entrega a tiempo del pedido en las manos del cliente (última milla). 

5. Optimización de costes operativos

Cuando se habla de una preparación de pedidos eficiente, significa menos tiempo en la recolección de artículos, menos horas de trabajo y mayor precisión. Incluso se traduce en menos devoluciones. Lo que permite disminuir los costes logísticos totales.

¿Cómo tiene que estar diseñado un almacén para la preparación de pedidos?

El diseño físico y distribución del almacén impacta de forma contundente en el rendimiento del picking. Para aprovechar al máximo cada aspecto, hay que considerar la zona de picking, el tipo de estantería adecuada e, incluso, la forma y ruta de traslado de la mercancía a la zona de embalaje.

A) Zona de picking optimizada

Siempre se deben analizar las características de los productos (peso, tamaño, fragilidad…), la posición de los muelles de carga y la distancia que deben recorrer los operadores. 

• La zona de picking debe estar cerca de la recepción de pedidos y contar con acceso directo al área de embalaje. Los productos de alta rotación se sitúan en las áreas de más fácil acceso y altura ergonómica. 
• Es conveniente distribuir el espacio del almacén por categorías o familias de productos para reducir desplazamientos. Por ejemplo, aplicando el método ABC. 
• El aprovechamiento vertical es crítico. La estantería que abarca desde el suelo hasta el techo aumenta la capacidad del almacén, sin alargar los recorridos. 
• La integración de un sistema SGA con dispositivos móviles es crucial, para guiar al operario por rutas inteligentes. Por ejemplo, proponiendo trayectos en forma de S o U. Esto maximiza la eficiencia de la zona de picking.

B) Área de embalaje y expedición

Esta zona de embalaje debe estar adyacente a la de picking para reducir el transporte interno. La máxima eficiencia y seguridad en el espacio se consigue creando un entorno ergonómico e implementando la automatización del proceso de embalaje, por ejemplo:

• Formadoras de cajas de cartón.
• Llenadoras de cajas.
• Cerradoras – precintadoras automáticas de cajas.

Por supuesto el tipo de maquinaria dependerá de la naturaleza de la mercancía y el empaquetado. Pero es crucial que la clase de maquinaria automática elegida sea eco-coeficiente: de bajo consumo energético, fabricada con materiales de larga vida útil y diseñada para un mínimo mantenimiento.

C) Layout del almacén y flujos de trabajo

Lo ideal es reducir los recorridos internos en el almacén, especialmente los viajes de ida y vuelta entre estaciones de picking, packing y muelles de carga. 

• Una estrategia usual es zonificar el almacén: por demanda, por tipo de producto, por temperatura, etc. Estas zonas se pueden conectar mediante pasillos principales horizontales. De modo que cada operario seguirá un flujo lineal. 

En general, el diseño debe ser lo suficientemente flexible para reajustarse, según las demandas o prioridades de la empresa. Los sistemas de gestión avanzados pueden recomendar layouts basados en datos estacionales y de rotación de SKUs. 

• Para minimizar errores, la tecnología de gemelos digitales permite crear una réplica virtual dinámica del almacén, incorporando todos los elementos y operaciones. Este modelo facilita la simulación de múltiples configuraciones de layouts y estanterías, así como de flujos de mercancías, para validar los diseños más óptimos. 

D) Señalización y ergonomía

Letreros, códigos de ubicación visibles, etiquetado de estantes y sistemas como Pick-to-Color ayudan a reducir errores en la preparación de pedidos, ya que guían visualmente al operario hasta la ubicación precisa del producto. 

Además, los  elementos ergonómicos son esenciales tanto para la seguridad laboral como para la eficiencia de las operaciones: Por ejemplo, carros de picking ajustables y livianos, plataformas móviles y montacargas adecuados para productos voluminosos. Esto acelera el movimiento de mercancías y reduce las lesiones o la fatiga.

¿Cómo medir el rendimiento de la preparación de pedidos?

La eficiencia del picking también debe ser medida. Para esto se utilizan indicadores clave KPIs que reflejan principalmente la velocidad, la precisión y el coste. Entre los más importantes se encuentran:

• Precisión de preparación de pedido. Mide la exactitud de los pedidos antes del envío. Se calcula como el porcentaje de pedidos preparados sin errores sobre el total de pedidos procesados. 

• Tiempo de preparación, o unidades por hora UPH. Indica el tiempo promedio invertido en completar cada pedido. Se obtiene dividiendo el tiempo total dedicado a picking entre la cantidad de pedidos preparados en un periodo dado. 

• Costo por preparación. Refleja el costo medio asociado a preparar cada unidad o pedido. Se calcula dividiendo el costo total de operaciones de picking (mano de obra, equipos, energía, etc.) por el número de pedidos. 

Documentación necesaria en la preparación de pedidos

Para garantizar la trazabilidad de los productos y el cumplimiento legal de la operación, en el proceso de la preparación de pedidos debe generarse documentación y datos clave:

Albaranes y documentación de envío

El albarán es el documento mercantil que certifica la entrega de cada pedido. Contiene la lista completa de los artículos enviados, principalmente referencias, descripciones y cantidades. Se adjunta físicamente al paquete o se envía al cliente. 

Números de seguimiento y trazabilidad

Cada envío suele ir acompañado de un número de seguimiento (tracking number) asignado por el transportista. Este código permite monitorear en tiempo real el estado y localización del paquete, desde su salida del almacén hasta la entrega final. 

Mediante plataformas y Apps de tracking, tanto la empresa como el cliente pueden consultar estos datos. 

Integración con facturación y devoluciones

La documentación generada en picking debe vincularse con otros procesos empresariales. Por ejemplo, el albarán alimenta el proceso de facturación: mientras el albarán certifica los bienes físicos entregados, la factura documenta el aspecto comercial: los precios, las condiciones de pago, los impuestos. 

Mantener sincronizado el albarán con la factura evita discrepancias contables y facilita cierres administrativos.

MOLDSTOCK: Expertos en preparación de pedidos

Como empresa de logística integral hemos acompañado a nuestros clientes por más de 24 años en la gestión de todos los procesos de la cadena de suministro, desde la recepción de mercancías hasta la entrega al cliente final. 

Nuestras soluciones logísticas son completamente personalizadas. Contamos con instalaciones estratégicamente ubicadas en todo el territorio de España y Portugal, equipadas con tecnología avanzada e innovadora para el control de stock y trazabilidad completa. 

Así optimizamos cada fase de la preparación de pedidos, así elevamos la precisión en cada pedido y envío. 

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