El sistema de gestión de almacenes se ha convertido en un software básico para este tipo de espacios. Gracias a él las tareas se realizan de una manera más precisa y eficiente reduciendo los errores y mejorando todos los procesos. Se trata de un elemento imprescindible que debe aportar el operador de logística interna de la organización.
¿Qué es un SGA?
Definir qué es un SGA es el primer paso para descubrir las funcionalidades y beneficios que aporta este sistema. Se trata de un programa informático que es capaz de coordinar, almacenar y gestionar desde una sola interfaz todos los procesos que transcurren en el almacén. Los Warehouse Management System pueden adaptarse a las características únicas de cada empresa para poder sacarle el máximo partido a este espacio de trabajo que es el corazón de la compañía.
¿Cómo funciona el sistema de gestión de almacenes?
Saber cómo funciona un sistema de gestión de almacenes ayuda a entender su complejidad y necesidad en este lugar concreto. Es importante disponer de un SGA que esté correctamente integrado y se adapte a las tareas y el sistema de organización con el que cuenta el almacén específico en el que se encuentra.
Su funcionamiento es complejo a la par que sencillo, gracias a una serie de sistemas y lectores es capaz de conocer y detectar todo lo que entra o se encuentra en el almacén. Esta información es almacenada y procesada para poder gestionar la preparación de los envíos. Este software da el paso hacia un espacio inteligente que cuenta con una serie de procesos totalmente automatizados para facilitar el desarrollo de las actividades y tareas propias del lugar.
¿Cuáles son las principales funciones del SGA?
Para entender mejor su funcionamiento es importante conocer las diferentes tareas que es capaz de desarrollar y llevar a cabo este sistema. Estas son las principales que resultan imprescindibles para contar con SGA eficiente y de calidad.
Recepción de mercancías y almacenamiento
Cuando llegan productos al almacén es necesario etiquetarlos y almacenarlos. El sistema es el responsable de generar tanto la identificación como el punto de almacenaje. Gracias a ello se pueden establecer distribuciones caóticas de los espacios, algo imposible sin este elemento. La información se almacena en el sistema para poder conocer todo el tránsito de entrada y la ubicación concreta de cada producto en todo momento.
Preparación de pedidos y envíos
Para dar salida a los pedidos, el sistema genera una orden que el operario sigue para realizar la recogida. En esta se incluye la ruta interna del almacén y el dock específico desde el que saldrá el pedido. Este software es capaz de diferenciar y generar pedidos específicos para un cliente o preparar envíos a un punto de distribución de zona.
Etiquetado de contenedores y mercancías
Dentro del proceso de etiquetado no solo se gestionan las entradas, también el almacenaje, agrupamiento o salida de mercancía. Esto permite contar con un sistema que puede cubrir una gran variedad de productos y tipos de envíos en los que se incluye paquetería, paletización o contenedores. Todo ello se lleva a cabo de manera automática y en base a parámetros predeterminados.
Control del stock
El sistema conoce en cada momento el número de artículos que se encuentran en el almacén. Gracias a ello puede enviar alertas tanto a la sección de compras como de ventas para informar sobre la falta de alguno. Además, se pueden fijar umbrales para generar pedidos automáticos cuando se alcanza una cifra específica de producto. Este proceso de automatización permite un control eficiente y constante del inventario. Eso sí, sigue siendo importante registrar las bajas de producto en el sistema para garantizar un correcto conteo.
Generación de informes
Al contar con toda la información del proceso logístico interno de la empresa, el sistema es una fuente de información para la toma de decisiones. Cuenta con la capacidad de generar informes en los que se puede analizar la rotación de los artículos, los más vendidos, los menos comprados o los picos de demanda a lo largo del año. Gracias a ello los responsables de la compañía podrán tomar decisiones de una manera más eficiente.
Conectividad
Su funcionamiento no se restringe solo a nivel interno. Las redes del SGA pueden salir fuera de las instalaciones planificando las rutas de reparto o realizando un seguimiento de la mercancía.
Ventajas del sistema de gestión de almacenes
El sistema de gestión de almacenes es clave para la empresa y permite contar con un control más exhaustivo del almacén y sus tareas. Estas son las principales ventajas que aporta a la organización.
Reducción de la rotación del personal
Gracias a este sistema se reduce el estrés y la complejidad del trabajo de los operarios creando un clima de trabajo más agradable. Además, se ahorra una serie de costes que permiten invertir en el personal para mejorar su satisfacción. Esto provocará que quieran seguir en la empresa reduciendo la rotación y generando un ahorro en el área de recursos humanos.
Mayor productividad
Al generar rutas óptimas de desplazamientos internos, conectar pedidos y llevar un control del almacén se consigue aumentar la productividad del espacio. Se reducen los desplazamientos internos y los errores de coordinación y humanos además, se ahorra tiempo en la recepción y preparación de los envíos. La posibilidad de elegir entre diversas formas de organización del almacén también ayuda a optimizar el espacio. Gracias a este software se puede hacer mucho más con menos.
Mejor planificación en la toma de decisiones
La información que ofrece el sistema es fundamental para poder desarrollarse en un mercado cada vez más competitivo. Gracias a los diferentes informes de análisis se pueden tomar decisiones que repercuten en el crecimiento de toda la compañía.
Un SGA es un sistema imprescindible para un funcionamiento eficiente del almacén. La inversión en este software es clave para aumentar la competitividad y se amortiza en unos nueve meses de media. Se trata de un programa presente en más del 60 % de las empresas, una cifra que no deja de crecer cada año.
