Los fabricantes, los distribuidores, los mayoristas, las tiendas online y las grandes cadenas retail tienen en común la necesidad de contar con un espacio que les permita realizar sus operaciones de almacenamiento y empaque de forma eficiente. Encontrar y alquilar el almacén perfecto puede ser un desafío, pero es crucial para optimizar la logística y garantizar el éxito de la empresa.
¿Por qué necesito alquilar un almacén?
El alquiler de un almacén es una opción que permite escalar sin realizar grandes inversiones de capital. Hoy en día los almacenes son más que unidades de resguardo de la mercancía, son verdaderos centros dinámicos para la recepción, embalaje y distribución de los productos.
A) Solución de almacenaje
Cuando se alquila un almacén es posible elegir un espacio con el tamaño y sistemas de protección adecuados para mantener la mercancía organizada y segura, según las necesidades cambiantes de la empresa.
- El alquiler de un almacén resulta una solución estratégica para:
- Las empresas que están expandiendo sus operaciones y han incrementado su producción.
- Las empresas que están lanzando nuevos productos y requieren de un espacio adicional que les permita almacenar las materias primas o los artículos terminados, con el mínimo riesgo financiero.
- Las empresas que, simplemente, presentan un espacio actual insuficiente y requieren descongestionar las instalaciones principales. Esto puede deberse a un incremento en la demanda o al crecimiento natural del negocio.
B) Centro de distribución
Un almacén también puede servir como centro de distribución, una función indispensable para las empresas que operan en mercados amplios, o las que necesitan enviar sus productos rápidamente a diversos destinos, como en el e-commerce.
Cuando se opta por alquilar los almacenes es posible elegir una localización estratégica, para mejorar significativamente la eficiencia de la cadena de suministro, realizar un kitting logistico de entregas más rápidas y mejorar la satisfacción del cliente.
¿Cómo alquilar el almacén perfecto?
Es necesario evaluar detalladamente múltiples factores que inciden en la operatividad del negocio, en la eficiencia de la preparación de pedidos y en la expedición de la mercancía. Veamos los aspectos claves a tomar en cuenta.
1. Valorar las necesidades de tu negocio
Cada empresa tiene necesidades específicas, según los tipos de productos que almacena y distribuye, los requisitos de manipulación de cada artículo, el volumen de mercancías que gestiona, la rotación del stock, etc.
Por ejemplo,
- Los productos alimenticios perecederos requieren instalaciones con equipos para el control de la temperatura.
- Una empresa con una alta rotación de stock, necesitará un almacén con el suficiente espacio para gestionar eficientemente la recepción y envío frecuente de mercancías.
- Alguna mercancía requiere ser almacenada en estantes con bandejas, como los productos farmacéuticos. Otros artículos deben ser almacenados en contenedores o colgados en perchas, como algunas prendas de vestir.
- Las mercancías peligrosas o las de alto valor requieren un almacén con medidas de seguridad adicionales.
2. Proximidad a los clientes
La localización del almacén siempre es un factor crítico. Los clientes esperan recibir los productos en el menor tiempo posible, por lo que es preciso elegir una instalación cercana a los mercados objetivos o a los centros de consumo. Sin olvidar que debe conservarse un equilibrio estratégico con respecto a la distancia geográfica con los proveedores.
Esto facilita y agiliza la distribución de los productos. Incluso, muchas veces, esta cercanía a los clientes puede asegurar la calidad de la mercancía, como en el caso de los alimentos perecederos y de las vacunas. Además, alquilar un almacén próximo a los clientes también ayuda a minimizar el coste del transporte (mantenimiento de vehículos y combustible).
3. Cumplir estándares de calidad
La variedad de los productos que se pueden almacenar es muy amplia, desde textiles hasta electrodomésticos, pasando por la gestión de todo tipo de alimentos, entre muchos otros. En cualquiera de estos casos, los almacenes deben cumplir con ciertas normativas y contar con las certificaciones de calidad respectivas.
Por ejemplo:
- Para los productos alimenticios catalogados como ecológicos es preciso que el almacén logístico permita la sectorización del espacio, para separar este tipo de mercancía de la que es convencional. Además, el almacén debe contar, en una de sus áreas, con cámaras frigoríficas y con los sistemas de control necesarios para garantizar las condiciones de temperatura y humedad que permitan preservar la calidad de los artículos. Sólo así es posible que las operaciones de almacenamiento reciban la certificación ecológica.
4. Precio
El alquiler de un almacén implica analizar detalladamente los siguientes costes:
- El precio base del arrendamiento. Depende de la situación, el tamaño y el equipamiento de las instalaciones. No es lo mismo el alquiler de un almacén en Barcelona, para productos cárnicos, pescados y mariscos, que el alquiler de un almacén en Madrid para la distribución de prendas de vestir y calzados.
- Los gastos de mantenimiento, como reparaciones y limpieza. Así como el pago de los servicios básicos: electricidad, agua, gas, conectividad, etc. Algunos contratos de alquiler incluyen estos gastos dentro del pago del arrendamiento.
- Los costes derivados de las adaptaciones del almacén. Como la instalación de estanterías adicionales o la redistribución de ciertos espacios.
- Los costes operativos: salarios, inversión en la integración de los sistemas de gestión de almacenes y transporte, etc.
5. Vías de acceso
En el alquiler de un almacén también se debe constatar su proximidad y conexión vial a las carreteras principales y autopistas, con el fin de reducir los tiempos de entrega y el consumo de combustible.
Además, para las empresas que lleven a cabo operaciones de exportación o importación, es esencial que el almacén se conecte con vías de acceso a los puertos marítimos y aeropuertos. Desde otra perspectiva, el almacén también debe estar conectado con las redes de transporte público, con el fin de atraer y retener a los empleados.
6. Tamaño y capacidad
El aprovechamiento del espacio también es parte de saber cómo mejorar la gestión de los almacenes. En consecuencia, durante el alquiler de un almacén se debe evaluar el área para las estanterías, para las diferentes secciones, para las zonas destinadas a productos especiales (congelados, refrigerados, peligrosos…).
El tamaño y la disposición interna debe:
- Facilitar el correcto flujo de trabajo, permitiendo las maniobras de carga y descarga de mercancías y la movilidad de los equipos y maquinaria.
- Permitir establecer las distintas estaciones, o contar con un distribución adecuada para estas estaciones de trabajo: recepción de productos, preparación de pedidos, zonas de embalaje y etiquetado, devoluciones, etc.
En general, la capacidad debe ser suficiente para gestionar cómodamente el volumen del inventario actual. Un techo alto también es fundamental, porque permite el uso de estanterías verticales, lo que incrementa significativamente la capacidad de almacenamiento
7. Condiciones del edificio
Es preciso verificar que el edificio del almacén se encuentre sometido a inspecciones periódicas y el propietario realice un mantenimiento preventivo regular de los elementos estructurales, del sistema eléctrico y de los equipos y máquinas que contiene.
La iluminación debe ser adecuada y de consumo eficiente, para facilitar el trabajo de los operadores y reducir el riesgo de accidentes. El edificio también debe contar con amplias zonas de acceso para los camiones y trailers, modernos muelles de carga y adecuadas zonas de estacionamiento.
8. Sistemas de seguridad
La seguridad es uno de los factores prioritarios en el alquiler de un almacén en Barcelona o en cualquier otra ciudad. Los elementos mínimos que debe contener el edificio son los siguientes:
- Circuito cerrado de televisión CCTV, con cámaras en las áreas críticas del almacén, como los muelles, las zonas de acceso y las áreas de almacenamiento de productos de alto valor.
- Sistemas de control de acceso, que pueden consistir en tarjetas RFID de identificación, lectores biométricos o códigos de acceso.
- Sistemas de detección de intrusos, con sensores ubicados estratégicamente y conectados a la central de monitoreo.
- Rutas de evacuación definidas, detectores de humo, extintores y rociadores automáticos, para casos de incendios.
9. Flexibilidad del contrato
Un contrato flexible permite a las empresas adaptarse a los cambios en las demandas del mercado y en sus necesidades operativas. Por lo tanto, es importante que el contrato del alquiler del almacén contenga:
- Cláusulas de renovación claras, que permitan extender el alquiler sin un gran aumento en el coste.
- Condiciones de rescisión, para permitir la terminación del contrato sin penalizaciones excesivas, en caso de que las necesidades de la empresa varíen.
Además, es crucial que el contrato contemple la posibilidad de realizar redistribuciones en las áreas del almacén. Por supuesto, con la previa aprobación del propietario.
10. Tecnología y equipamiento logístico
La calidad del almacén también se define por las tecnologías, los sistemas de seguridad y demás equipos útiles que ofrecen mayor comodidad, facilitan el control y la sostenibilidad de las operaciones y evitan los problemas de un almacén.
Como mínimo, al alquilar un almacén a un proveedor logístico es necesario constatar que las instalaciones cuenten con:
- Una infraestructura robusta de TI, con una conectividad confiable, abarcando redes de alta velocidad y máquinas de automatización o sistemas robóticos que permitan su integración con los sistemas de gestión de almacenes de la empresa.
- Equipos para la movilización de la mercancía, como transpaletas y carretillas elevadoras, etc.
Beneficios de alquilar un almacén
A continuación presentamos 5 ventajas del alquiler de un almacén:
Flexibilidad financiera
Alquilar un almacén permite ajustar los costes según las necesidades operativas, evitando grandes inversiones iniciales en infraestructura.
Reducción de riesgos
El alquiler de almacenes reduce al mínimo los riesgos financieros y operativos, permitiendo a las empresas concentrarse en sus objetivos principales.
Ubicación estratégica
Es posible elegir almacenes cerca de los clientes, para mejorar los tiempos de entrega.
Flexibilidad
El alquiler de un almacén permite elegir el tamaño y la capacidad de las instalaciones. Así como utilizar el espacio de almacenamiento temporal, según las necesidades de la empresa
Distribución eficaz
Un almacén alquilado está equipado con tecnologías avanzadas y sistemas de gestión que mejoran la eficiencia logística, facilitando la preparación de pedidos y la distribución y entrega de productos.
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