En palabras sencillas, los mejores softwares de logística actúan como un sistema nervioso central (digital), un centro inteligente que conecta los distintos eslabones de la cadena, para controlarlos, optimizarlos, rastrearlos y aprovechar sus datos, para responder a las dinámicas del mercado.
¿Qué es un software de logística y para qué sirve?
Un software de logística es una plataforma de gestión integral que ofrece herramientas y tecnologías modernas para sincronizar y automatizar distintas tareas y operaciones de la cadena de suministro, desde la entrada y el almacenamiento de mercancía hasta el transporte y seguimiento de los pedidos.
Por supuesto, este software debe implantarse en un entorno integrado y automatizado. Porque no se trata sólo de gestionar. Su objetivo es crear un ecosistema inteligente que recopile datos de diferentes fuentes (ERP, WMS, Sensores IoT, TMS, etc.), para analizarlos, prever, ofrecer una visión integral en tiempo real y mejorar la toma de decisiones. Además. sincroniza la logística con las áreas de producción, ventas y atención al cliente.
Existen múltiples soluciones de softwares de logística en el mercado. Por ejemplo, pueden incluir módulos para la gestión de pedidos, gestión de almacenes, gestión del transporte, análisis de datos, seguimiento de envíos, etc.
Cada opción ofrece sus propias ventajas y funcionalidades. Una pequeña empresa puede optar por un programa con funciones básicas, mientras que una gran corporación puede elegir las funcionalidades más avanzadas, complejas y personalizables.
¿Por qué utilizar un buen software de logística?
El mercado global se hace cada vez más exigente, más digitalizado, más competitivo. Por lo que las operaciones logísticas resultan una red compleja con procesos interconectados que exigen visibilidad, precisión y rapidez.
Ante este panorama, un buen software de logística integral es un sistema que:
- Conecta procesos, datos y personas… para controlar, gestionar y optimizar cada movimiento logístico. Esto ofrece una máxima visibilidad de las operaciones.
- Se integra de manera perfecta con los demás sistemas empresariales básicos, como el WMS, el ERP y el CRM. Esto permite el flujo continuo de información, evita errores humanos y duplicidades de datos.
- Analiza datos en tiempo real. Basándose en la inteligencia del negocio, el software de logística se convierte en un cerebro operativo que detecta ineficiencias y propone mejoras continuas.
Además, los mejores softwares de logística se pueden personalizar para adaptarlos a los requerimientos de cada empresa, a la complejidad de su inventario, a las necesidades específicas de su sector y gestión de su espacio logístico.
1. Mantenimiento y actualizaciones
La estabilidad de cualquier sistema depende principalmente de sus actualizaciones y la calidad del mantenimiento. Por lo tanto un buen software logístico debe contar con políticas de actualizaciones constantes que mejoren su rendimiento, garanticen sus compatibilidades y corrijan sus vulnerabilidades.
Los principales proveedores de los mejores softwares de logística, como SAP u Oracle, operan bajo modelos Software as a Service SAS. Esto garantiza una infraestructura actualizada automáticamente, sin interrumpir la operativa y alineada con estándares modernos de ciberseguridad.
2. Escalable
Un buen software logístico debe crecer al ritmo de la empresa, para ayudar a responder a las demandas y a las oportunidades cambiantes del mercado. Por ello, es preciso elegir sistemas lo suficientemente flexibles, diseñados bajo arquitecturas modulares y basadas en la nube. De esta forma, es posible ampliar las capacidades al añadir los módulos que requiera la organización, sin necesidad de rediseñar la infraestructura tecnológica.
- Además de ser escalables, se caracterizan por facilitar el acceso a los datos en tiempo real, desde cualquier localización.
- Si es un software cloud-native se accede a él de forma online.
- Un software logístico escalable y flexible puede gestionar volúmenes crecientes de datos y operaciones, además de adaptarse a nuevos modelos de negocio, normativas o condiciones del mercado.
3. Personalizable
Ninguna organización en la logística es idéntica a otra, pueden variar los volúmenes de mercancía, las normativas, los tipos de transporte utilizados, etc. Un buen software de logística puede personalizarse para adaptarlo a la realidad operativa de cada empresa.
Por ello se debe elegir un buen software que ofrezca opciones de configuración de flujos de trabajo, de operaciones, de dashboards analiticos (tableros que permiten la visualización de gran cantidad de datos) específicos de cada sector
4. Experiencia
Un buen sistema de logística cuenta con una interfaz intuitiva, con un diseño centrado en la experiencia del usuario, visualmente atractiva y organizada de manera lógica. Esto permite a cualquier operador navegar fácilmente por el sistema y visualizar la información que necesita, independientemente del nivel de conocimiento tecnológico que posea.
¿Cómo elegir un buen software de logística?
El éxito de toda implantación tecnológica depende de elegir herramientas que se alineen con los procesos operativos, con los objetivos de negocio presentes y futuros y con la madurez digital de la empresa. Los principales pasos en la elección de los mejores softwares de logística son los siguientes:
1. Identificar las necesidades de la empresa
Un error habitual es seleccionar un software con exceso de funcionalidades que jamás se utilizan, o que no resuelven los problemas específicos del flujo operativo. No se trata de implantar la tecnología más avanzada, el objetivo es elegir las funcionalidades y características más adecuadas a los requerimientos de la empresa.
Por esto, el primer paso es establecer auditorías internas para detectar en qué fase logística se encuentran los retos principales. Los servicios de asesoría logística son ideales, porque son los expertos los que ayudan a identificar los cuellos de botella, las áreas donde se producen errores frecuentes y los pasos redundantes, puntos que son prioridades para la automatización. Se recomienda trazar un mapa de procesos mediante diagramas de flujo SOP.
2. Determinar las características esenciales
Con base en el diagnóstico realizado, se definen los requisitos del nuevo software de logística. Por ejemplo, qué módulos son indispensables, qué nivel de personalización requiere la empresa, cuál es el nivel de interoperabilidad exigido. Lo más importante es priorizar la escalabilidad, la interoperabilidad y la capacidad de personalización.
- Los mejores softwares de logística son fáciles de usar y son accesibles desde distintos dispositivos y roles de la empresa.
- Son lo suficientemente flexibles para permitir la configuración de flujos, alertas, reportes, reglas internas…
- Permiten escalar operaciones, ya sea en volúmenes de mercancía, en números de usuario, en cantidad de almacenes, en regiones de distribución, etc.
Por ejemplo, en una empresa de comercio electrónico la necesidad principal es la venta de productos en línea. Las empresas manufactureras tienen la prioridad de producir y almacenar productos.
Mientras que las grandes corporaciones tienen la necesidad de gestionar una gran cantidad de mercancía, un presupuesto elevado y otras necesidades complejas. Estas organizaciones requieren softwares de logística con funciones avanzadas.
3. Buscar visibilidad total y seguimiento en tiempo real
La logística conectada es esencial en la actualidad. En consecuencia, el software logístico debe facilitar el rastreo de los envíos, de los vehículos y de los contenedores. Para ello se deben elegir programas que se integren con los sensores IoT, etiquetas RFID, plataformas de transporte o sistemas GPS. Además con funcionalidades de alertas automáticas ante incidencias, como las desviaciones de ruta o los retrasos
4. Elegir el tipo de implementación
También es preciso decidir si se opta por una solución en la nube o por un software local en las propias instalaciones de la empresa. La respuesta depende de cómo tan rápido evoluciona la empresa y cuánta flexibilidad realmente necesita.
- Las soluciones de logística locales permiten un control total sobre la gestión y seguridad de datos. Esto lo pueden requerir empresas de sectores con fuertes regulaciones. Pero es una alternativa que implica mayores costes iniciales.
- Los sistemas de gestión logística en la nube ofrecen acceso remoto a través de aplicaciones e internet y permiten una enorme escalabilidad. Ese tipo de implementación es ideal para las empresas en crecimiento. No requiere mayores gastos iniciales, no se implantan servidores físicos.
5. Definir las políticas de seguridad y niveles de acceso
Los mejores softwares de logística deben permitir la configuración de roles y de permisos diferenciados, para evitar que usuarios sin autorización accedan a información sensible como contratos y datos de clientes. Además los empleados deben tener diferentes niveles de acceso a sólo ciertas partes de los documentos o bases de datos.
6. Gestionar el cambio
La implantación de una nueva tecnología siempre requiere cambios en los flujos de trabajo y en los procesos. Por lo tanto, la introducción del software de logística debe acompañarse con la formación de los usuarios, la comunicación de los beneficios a los empleados y el compromiso de los líderes que guiarán el cambio.
7. Migrar e integrar los datos
Se debe planificar de manera meticulosa la migración de los datos registrados de los sistemas existentes al nuevo software de logística, así como integrarlos con los de otros sistemas empresariales. Esto requiere la limpieza de los datos, corregirlos o eliminar los datos incorrectos, duplicados o dañados, para garantizar precisión y coherencia.
TOP 5 de softwares de logística
Los softwares para la logística que están dominando en el mercado global cuentan con capacidad de integración, analítica avanzada y soporte multinivel.
1) SAP
SAP Logistic Management es uno de los mejores softwares logísticos. Está basado en la nube y centraliza en una plataforma unificada la gestión de almacenamiento y la gestión de transporte. Incluye: control de almacén, despacho de transporte, asistente logístico con Inteligencia Artificial, colaboración en red y otras aplicaciones SAP.
Está diseñado para pequeñas empresas que necesitan simplificar envíos al realizar el inventario y controlar el seguimiento de la emergencia. Permite conectar el almacén con transportistas y socios de la cadena de suministro, una red nativa de colaboración.
2) IBM
El software y las soluciones de visibilidad de la cadena de suministro de IBM es una plataforma modular que ofrece visibilidad de extremo a extremo en la cadena de suministro. Utiliza IA para detectar interrupciones, predecir riesgos y recomendar acciones.
Ofrece visibilidad integral, acceso en tiempo real a los datos de pedidos, inventarios y entregas, trazabilidad a través de la tecnología Blockchain, logística de contenedores, panel de control basado en IA para visualizar de manera centralizada los procesos y datos de distintas fuentes, transacciones B2B automatizadas, entre otras funcionalidades.
3) Transics
Transics es un software enfocado en la gestión de flotas, dirigido a los operadores del transporte que trasladan paquetería, mercancías especiales y personas. Cuenta con herramientas para gestionar y automatizar el mantenimiento de la flota, el análisis de rutas, el estudio de Big Data para optimizar los informes, la gestión de remuneraciones, entre otras múltiples funciones.
Por ejemplo, a nivel de mantenimiento, Transics permite el diagnóstico remoto del estado de vehículos, facilita la planificación del mantenimiento y genera informes de actividades. Un software que ofrece integración con otras aplicaciones y trabaja bajo el despliegue cloud.
4) Oracle Logistic Cloud
Oracle Logistic Cloud es un software logístico avanzado que se enfoca en empresas con procesos comerciales transfronterizos. Incluye funcionalidades para la gestión de almacenes, la gestión de transporte, la gestión de flotas, la gestión de los pedidos y envíos a nivel internacional.
Permite modelar redes logísticas para evaluar escenarios hipotéticos y determinar la mejor opción. Además cuenta con tecnologías inteligentes, como el Aprendizaje Automático, para responder y resolver problemas con rapidez. Por ejemplo, es muy útil en el sector de alimentos congelados.
5) Oddo Logistics
Odoo Logistics destaca por su arquitectura open source. Cuenta con un ecosistema de múltiples módulos personalizados: ventas, páginas web, finanzas, servicios, productividad, marketing y cadena de suministro. En esta última área se encuentran herramientas para la gestión de inventario, las compras, el mantenimiento, la calidad etc.
Permite gestionar el ciclo completo desde el pedido hasta el envío. Se integra con plataformas de venta online y con operadores de transporte.
Características clave que debe tener el mejor software de logística
Los softwares de gestión logística más eficaces cuentan con características operativas o funcionalidades clave que les permiten agilizar procesos e impulsar el crecimiento empresarial.
- Funcionalidades clave en los mejores softwares de logística:
- Gestión de inventario. Facilita el control de los niveles de existencias.
- Gestión de almacenes. Abarca herramientas que permiten gestionar la preparación de pedidos, el embalaje y el envío.
- Gestión del transporte. Tres herramientas que permiten la planificación, seguimiento y optimización de las operaciones del transporte, como la planificación de rutas y el pago de fletes.
- Gestión de pedidos. Una funcionalidad inmersa en la gestión de almacenes. Cuenta con herramientas para optimizar y automatizar el proceso desde la recepción del pedido hasta su entrega puntual.
- CRM. Que permite hacer seguimiento a los clientes potenciales, gestionar las relaciones con los clientes actuales, pronosticar demandas y crear campañas de marketing y publicitarias.
- Análisis de datos y generación de informes.
- Seguimiento y visibilidad en tiempo real
Ventajas de utilizar un buen software de logística
Un software logístico permite el seguimiento del inventario, optimiza las rutas del transporte y, en general, mejora la productividad.
A) Mayor visibilidad y trazabilidad en la cadena de suministro
Un software de logística elimina las imprecisiones del inventario. Gracias a la automatización de entradas y salidas, así como el seguimiento de datos, es posible garantizar la precisión y contar con visibilidad integral en la gestión del inventario.
B) Automatización de procesos logísticos
Los mejores software de logística permiten automatizar las tareas rutinarias, como la generación de órdenes, la gestión de devoluciones, la planificación de rutas…, logrando que se ejecuten de manera rápida y sin errores. Esto libera el personal operativo para incorporarlos en actividades estratégicas.
C) Ahorro en costes operativos y reducción de errores
Un buen software de logística automatiza las tareas críticas, por lo que se minimizan los fallos o errores generados por la intervención humana.
Además, a través de los softwares de logística las empresas pueden combatir el desperdicio de recursos, especialmente aquel derivado de las ineficiencias de las operaciones. Por ejemplo, se evitan programaciones redundantes de personal, las decisiones precipitadas de transporte y los envíos apresurados, lo que reduce los costes operativos en la empresa.
D) Mejora la experiencia del cliente
Un software logístico mejora el servicio al cliente, ya que permite a las empresas acceder a información actualizada sobre las compras y garantizar envíos rápidos. Es un programa que facilita supervisar el procesamiento de pedidos y el progreso del envío.
¿Software propio o externalización logística con operador especializado?
La decisión entre implantar un software logístico propio o recurrir a la externalización logística se debe analizar desde diversas dimensiones: flexibilidad, costes, control, escalabilidad, tamaño de la empresa, complejidad de la cadena de suministro, etc.
- Un software de logística propio cuenta con funcionalidades adaptadas a los procesos, flujos de trabajo y necesidades específicas de la empresa. Lo que ofrece un control total y garantiza la integración con los sistemas internos. Sin embargo, es una opción que requiere una inversión significativa, en desarrollo, en mantenimiento, en actualización y en la nómina del personal especializado en TI y logística.
- La externalización logística consiste en delegar la gestión de la cadena de suministro a un operador especializado que ya dispone de un ecosistema tecnológico robusto y avanzado, gestionado por profesionales expertos en la operativa logística en diversos sectores.
Bajo este modelo outsourcing, cualquier empresa se beneficia del acceso a herramientas y tecnologías modernas, de implementaciones rápidas, de soluciones cloud, de analítica predictiva… incluso de la integración de datos con sus propios sistemas, sin necesidad de la gran inversión inicial que supone desarrollar o implantar un software propio.
Además, la externalización logística con un operador especializado también reduce los riesgos operativos.
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